Narzędzia kontroli jakimi dysponuje pracodawca podczas wykonywania pracy w formie zdalnej

Ogłoszenie stanu epidemii w Polsce spowodowało wiele zmian w życiu codziennym, w tym również w środowisku pracy. Pracodawcy stanęli przed zadaniem zorganizowania bezpiecznych warunków pracy, a jeśli to możliwe, z uwagi na profil działalności zakładu pracy, również polecenia swoim pracownikom wykonywania pracy w trybie zdalnym. Tak zorganizowana praca, może przysporzyć problemów organizacyjnych, dlatego też postaramy się odpowiedzieć na jedno z ważniejszych pytań – jakie narzędzia kontroli może wykorzystać pracodawca, celem podnoszenia efektywności pracy swoich pracowników, wykonujących zadania na odległość.

Wprowadzenie pracy zdalnej (tzw. home office), niezależnie do tego, czy będzie ona dedykowana dla części, czy też dla wszystkich pracowników, winno być oparte na formalnych regułach jej wykonywania. Reguły te określają czas na jaki wprowadza się pracę zdalną (przynajmniej przybliżony okres obowiązywania tejże formuły), rodzaj środków, narzędzi wykorzystywanych przez pracownika do wykonywania zadań służbowych i komunikowania się z pracodawcą oraz współpracownikami na odległość (będą to różnego rodzaju środki komunikacji elektronicznej albo podobne środki indywidualnego porozumiewania się na odległość). Formalny dokument, określający podstawowe zasady, jest pierwszym narzędziem mogącym posłużyć pracodawcy do weryfikowania wykonywanych zadań przez pracowników. Zasady pracy zdalnej mogą również, a wręcz powinny, zawierać określenie sposobu i formy kontroli pracy świadczonej przez pracownika, jak również dopuszczalne metody potwierdzania przez pracownika obecności na stanowisku pracy oraz wskazywania ram czasowych swojej dostępności dla pracodawcy.

Nowe przepisy wydane w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, co prawda przewidują możliwość polecenia pracownikom pracy zdalnej, jednakże nie precyzują sposobu jej organizacji. Dlatego też na pracodawcy ciąży obowiązek odpowiedniego uregulowania trybu zdalnego tak, by nie zaburzyło to sprawnego wykonywania zadań, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu merytorycznego. Home office wykazuje podobieństwo do telepracy, przewidzianej w kodeksie pracy, jako jednej z dopuszczalnych form. Warto podkreślić, iż obie formy nie są ze sobą tożsame, dlatego też przepisów o telepracy nie stosuje się odpowiednio do pracy zdalnej. Jednakże pewne reguły można zaczerpnąć, by uporządkować system realizacji zadań na odległość.

Sposób kontroli obowiązków pracowniczych powinien być dostosowany do obecnej sytuacji i wydanych zaleceń sanitarnych, obejmujących ograniczenie kontaktów personalnych. Kontrola zatem będzie odbywać się zdalnie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość. Jako przykład takiego rozwiązania można wskazać narzędzia bądź oprogramowanie dedykowane do tzw. time trackingu  – monitorowania czasu pracy poprzez ewidencję zadań i czasu ich wykonywania. Duże znaczenie w sukcesie tego procesu ma zaangażowanie pracownika, który poza bieżącym uzupełnianiem wspomnianego zestawienia, zobligowany będzie do regularnego raportowania (w systemie dziennym, tygodniowym).

Jednocześnie w przypadku problemów technicznych, czy też potrzeby dokonania instalacji nowego oprogramowania, w trakcie wykonywania pracy, pracodawca powinien również w formule zdalnej zapewnić wsparcie techniczne, posługując się rozwiązaniami na zasadzie help desku.

Poza starannością po stronie pracodawcy, mającą zapewnić sprawne funkcjonowanie firmy w trybie zdalnym, niezbędna jest należyta staranność pracowników, którzy będą wykonywać swoje obowiązki w zgodzie z zasadami panującymi standardowo w organizacji. Ponadto w wyznaczonych godzinach pracy pracownik powinien być dostępny dla pracodawcy, nie wykluczając również jego gotowości do stawiennictwa w siedzibie pracodawcy na uzasadnione wezwanie skierowane w trakcie tych godzin. Wśród pozostałych obowiązków pracowników można wymienić:

1. wykorzystywanie powierzonego sprzętu wyłączenie w celach służbowych, w zgodzie z jego przeznaczeniem i w sposób bezpieczny, tak by nie dopuścić do uszkodzenia, kradzieży czy nieuprawnionego dostępu;
2. ochronę danych osobowych, jak również informacji, mogących stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa przed dostępem innych osób (np. domowników).

Wykonywanie pracy na odległość stało się nową rzeczywistością, a czy będzie to wygodniejsza forma współpracy, czas pokaże. Ważne z perspektywy racjonalnego organizowania pracy jest wprowadzenie prostych, transparentnych zasad, usprawniających cały proces, będąc tym samym dobrą inwestycją w opracowanie systemu, który niejednokrotnie może być przydatnym w przyszłości.

Podstawy prawne:

art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (polecenie wykonywania pracy zdalnej);

art. 67⁵i n. ustawy z dnia 27 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (zatrudnianie pracowników w formie telepracy).