Wykorzystywanie prywatnych skrzynek e-mail

Pytanie: wszyscy nauczyciele przedszkola mają założone służbowe e-maile, ale nie mamy możliwości założenia służbowych e-maili dla pracowników niepedagogicznych. Chcielibyśmy zebrać od pracowników obsługi ich prywatne adresy e-mail żeby móc im wysyłać elektronicznie, np. prezentacje ze szkolenia BHP, szkolenia dotyczące PPK, informacje dotyczące organizacji pracy itp. W jaki sposób możemy to zrobić, aby było to zgodne z RODO? Czy na jakimś specjalnym formularzu? Czy możemy od pracownika wymagać podania prywatnego adresu e-mail czy jest to tylko jego dobra wola?

Odpowiedź: W przypadku prywatnych adresów e-mail ich podanie przez pracowników jest możliwe tylko za ich zgodą. Oznacza to, że pracownik powinien mieć realną możliwość odmowy jej udzielenia (bez negatywnych konsekwencji). Co z kolei oznacza, że brak zgody nie uniemożliwi mu dostępu do szkoleń i informacji. W przypadku relacji pracownik – pracodawca dobrowolność takiej zgody może być poddana pod wątpliwość przez Urząd Ochrony Danych Osobowych z uwagi na to, iż pracownik może czuć przymus jej udzielenia i obawiać się odmówić (co sprawia, iż zgoda taka nie jest dobrowolna).

Z uwagi na to, że przesyłane informacje mają mieć charakter jedynie organizacyjny – proponuję dwa rozwiązania, które pomogą nam uniknąć pobierania i posługiwania się adresami prywatnymi:

1. Jeden wspólny mail – w celu umieszczania informacji można rozważyć założenie przez Placówkę jednej wspólnej skrzynki e-mail, na którą mogliby logować się pracownicy i korzystać z przesyłanych na nią szkoleń i innych informacji.
2. Drugim rozwiązaniem jest założenie indywidualnego maila dla każdego pracownika na komercyjnej skrzynce e-mail. Skrzynka taka służyłaby jedynie do przesyłania wspomnianych treści. Zalecam, aby w takim przypadku w adresie e-mail nie podawać imienia i nazwiska pracownika, a ewentualnie posłużyć się inicjałami.

Oczywiście zakładanie takiej jednej zbiorczej lub kilku indywidualnych skrzynek wiąże się z korzystaniem ze skrzynek darmowych i komercyjnych, korzystania z których zawsze Państwu odradzamy. Jednak w tym konkretnym przypadku można wyjść z założenia, że prywatne skrzynki pracowników również założone są na kontach komercyjnych i darmowych, po drugie zaś na skrzynki te nie będą Państwo przesyłać korespondencji zawierającej dane osobowe.