CORE CONSULTING

Tag: Sektor publiczny

Centralny rejestr umów od 1 stycznia 2024

Ustawa z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa o zmianie Kodeksu karnego) w artykule 6 wprowadziła zmiany do ustawy o finansach publicznych. Mówiąc inaczej, stworzyła nową instytucję – rejestr umów, do którego prowadzenia zobowiązane są jednostki sektora finansów publicznych.

W art. 15 ustawy o zmianie Kodeksu karnego ustalono, że nowe przepisy związane z rejestrem umów będą obowiązywały od dnia 1 lipca 2022 roku (przy czym rejestr miał objąć wszystkie umowy zawarte od dnia 1 stycznia 2022 r.). Dlatego też większość jednostek sektora finansów publicznych rozpoczęło już przygotowania do prowadzenia rejestru.

Przepisy, które miały wejść w życie z dniem 1 lipca, budziły wiele wątpliwości interpretacyjnych i niedomówień w zakresie tego, jak właściwie powinno się je stosować (niektórzy z Państwa konsultowali z nami obowiązek prowadzenia rejestru, zatem problemy praktyczne związane z tą regulacją są Państwu na pewno dobrze znane).

W dniu 9 czerwca bieżącego roku Sejm dokonał zmiany terminu wejścia w życie rejestru – przesuwając datę z 1 lipca 2022 roku na 1 stycznia 2024 roku. Zmiana nastąpiła poprzez uchwalenie ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (objęła zatem ustawę o zmianie Kodeksu karnego, która ustalała pierwotny termin wprowadzenia rejestru na 1 lipca bieżącego roku). Drugą (i póki co jedyną inną) zmianą dotyczącą rejestru jest również to, że do rejestru (mającego funkcjonować od 1 stycznia 2024 roku) wprowadza się informacje o umowach zawartych od dnia wejścia w życie rejestru. Czyli: rejestr ma funkcjonować od 1 stycznia 2024 i dotyczy tylko umów zawartych po tej dacie.

Ustawa z dnia 9 czerwca 2022 roku na dzień pisania niniejszego artykułu (14 czerwca) nadal oczekuje na podpis Prezydenta Andrzeja Dudy. Zgodnie z art. 122 ust. 1 Konstytucji od otrzymania uchwalonej ustawy Prezydent ma 21 dni na jej podpisanie. Można się zatem spodziewać, że w momencie, w którym czytają Państwo ten kwartalnik, przesunięcie powyższych terminów stało się faktem.

W razie wątpliwości co do obowiązującego stanu prawnego w zakresie prowadzenia rejestru umów zapraszamy do kontaktu.

Jak długo publikować dane uczniów na stronie internetowej?

W dzisiejszych czasach posiadanie przez placówkę oświatową strony internetowej to praktycznie standard. Strona służy do udzielania informacji, do prowadzenia komunikacji z uczniami i rodzicami, do promowania działalności placówki oraz sukcesów jej uczniów. Nierzadko strona internetowa szkoły stanowi elektroniczny odpowiednik kroniki szkolnej, w której przechowywane są zdjęcia czy artykuły z lat poprzednich. Publikacja takich materiałów, wiąże się jednak z koniecznością ich weryfikacji. Nasuwa się zatem pytanie, jak długo można publikować dane uczniów na stronie internetowej? Poniżej przedstawiamy Państwu odpowiedzi.

Na wstępie należy zaznaczyć, że przepisy prawa nie mówią jednoznacznie, jak długo możemy publikować dane (zwłaszcza wizerunek) uczniów na stronie internetowej. Oznacza to, że odpowiedzi musimy udzielić sobie sami w oparciu o zasady wynikające z RODO. Przede wszystkim musimy spełnić dwa warunki: posiadać ważną (aktualną) podstawę przetwarzania danych oraz kierować się zasadą ograniczenia przechowywania danych.

1. Podstawa przetwarzania

Publikacja wizerunku ucznia, możliwa jest dopiero po pobraniu zgody od jego rodziców (lub samego ucznia, gdy jest osobą pełnoletnią). Taka zgoda jest najbardziej adekwatną podstawą prawną, ponieważ prowadzenie strony internetowej (i zamieszczanie na niej materiałów) nie jest ani uprawnieniem, ani obowiązkiem placówki oświatowej. Krótko mówiąc, przepisy prawa ani nie zobowiązują, ani nie zabraniają placówce stworzyć strony. Co do zasady, nie możemy więc oprzeć publikowania danych uczniów o przepis prawa, ani o działanie w interesie publicznym (w tym drugim przypadku, sytuacja przedstawia się nieco odmiennie w przypadku kadry pedagogicznej).

2. Ograniczenie przechowywania danych

Dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Jeśli więc przy przyjmowaniu nowych uczniów do szkoły, zbieramy od ich rodziców zgody na publikację wizerunku na stronie, to powinniśmy przyjąć, że zgoda obowiązuje do momentu jej odwołania i nie dłużej niż przez okres, niezbędny do realizacji celu w postaci, np. zamieszczania wiadomości o bieżących wydarzeniach (a w przypadku np. ukończenia edukacji w placówce przez danego ucznia, należy zastanowić się, czy dalsza publikacja danych, nadal służy do spełnienia przyjętego przez placówkę celu).

Często zadawane pytania

Czy w takim razie dane uczniów mogą być publikowane na stronie w nieskończoność?


Nie. Już na etapie pozyskiwania zgody powinniśmy wiedzieć, jak długo chcemy przetwarzać dane osobowe. Możemy na przykład wewnętrznie ustalić, że zakładka „Aktualności” (również „Galeria” czy „Archiwum”) nie zawiera wpisów starszych niż 3-4 lata. Nie trzeba tego robić w żaden oficjalny sposób (dyrektor nie musi w tym celu wydawać zarządzenia). Najważniejsze, by każda osoba zaangażowana w tworzenie strony wiedziała, jakie zasady zostały przyjęte.

Nasza szkoła ma kilkuletnią tradycję chwalenia się osiągnięciami uczniów – niektóre informacje o naszych sportowcach lub laureatach olimpiad tematycznych sięgają daleko wstecz (8-10 lat). Czy musimy teraz usunąć zakładkę z wybitnymi uczniami i zrezygnować z naszego dorobku?

To zależy. Jeśli przed wejściem RODO do stosowania (czyli przed 25 maja 2018 roku) nie zbieraliśmy zgód od uczniów, mamy dwa wyjścia: skontaktować się z absolwentami, w celu uzyskania od nich zgody na dalszą publikację danych lub, jeżeli nie jest to możliwe, dopiero wtedy usunąć ich dane. Nie możemy przetwarzać danych bezpodstawnie – czyli nie możemy publikować wizerunku lub innych danych uczniów bez ich zgody (lub zgody ich rodziców).

W takim razie chcemy rozpocząć „kolekcjonowanie” sukcesów uczniów od nowa (tzn. odkąd obowiązuje RODO). Czy zgoda, którą zbieramy od każdego nowego ucznia wystarczy, by przez kolejne 5-10 lat publikować informacje o jego wybitnych osiągnięciach?

Rekomendujemy zbieranie osobnej zgody od konkretnych uczniów. Jeżeli chcemy utworzyć specjalną zakładkę lub listę wybitnych uczniów, tak naprawdę tworzymy nowy cel przetwarzania ich danych. Ten cel nie polega już na raportowaniu bieżących wydarzeń, lecz długofalowym promowaniu działalności (jakości nauczania, tradycji) szkoły. Dlatego też uczniowie udzielający zgody powinni mieć świadomość, do czego informacje o nich będą wykorzystywane i przez jaki czas.

Wykorzystywanie prywatnych skrzynek e-mail

Pytanie: wszyscy nauczyciele przedszkola mają założone służbowe e-maile, ale nie mamy możliwości założenia służbowych e-maili dla pracowników niepedagogicznych. Chcielibyśmy zebrać od pracowników obsługi ich prywatne adresy e-mail żeby móc im wysyłać elektronicznie, np. prezentacje ze szkolenia BHP, szkolenia dotyczące PPK, informacje dotyczące organizacji pracy itp. W jaki sposób możemy to zrobić, aby było to zgodne z RODO? Czy na jakimś specjalnym formularzu? Czy możemy od pracownika wymagać podania prywatnego adresu e-mail czy jest to tylko jego dobra wola?

Odpowiedź: W przypadku prywatnych adresów e-mail ich podanie przez pracowników jest możliwe tylko za ich zgodą. Oznacza to, że pracownik powinien mieć realną możliwość odmowy jej udzielenia (bez negatywnych konsekwencji). Co z kolei oznacza, że brak zgody nie uniemożliwi mu dostępu do szkoleń i informacji. W przypadku relacji pracownik – pracodawca dobrowolność takiej zgody może być poddana pod wątpliwość przez Urząd Ochrony Danych Osobowych z uwagi na to, iż pracownik może czuć przymus jej udzielenia i obawiać się odmówić (co sprawia, iż zgoda taka nie jest dobrowolna).

Z uwagi na to, że przesyłane informacje mają mieć charakter jedynie organizacyjny – proponuję dwa rozwiązania, które pomogą nam uniknąć pobierania i posługiwania się adresami prywatnymi:

  1. Jeden wspólny mail – w celu umieszczania informacji można rozważyć założenie przez Placówkę jednej wspólnej skrzynki e-mail, na którą mogliby logować się pracownicy i korzystać z przesyłanych na nią szkoleń i innych informacji.
  2. Drugim rozwiązaniem jest założenie indywidualnego maila dla każdego pracownika na komercyjnej skrzynce e-mail. Skrzynka taka służyłaby jedynie do przesyłania wspomnianych treści. Zalecam, aby w takim przypadku w adresie e-mail nie podawać imienia i nazwiska pracownika, a ewentualnie posłużyć się inicjałami.

Oczywiście zakładanie takiej jednej zbiorczej lub kilku indywidualnych skrzynek wiąże się z korzystaniem ze skrzynek darmowych i komercyjnych, korzystania z których zawsze Państwu odradzamy. Jednak w tym konkretnym przypadku można wyjść z założenia, że prywatne skrzynki pracowników również założone są na kontach komercyjnych i darmowych, po drugie zaś na skrzynki te nie będą Państwo przesyłać korespondencji zawierającej dane osobowe.

Przekazywanie danych osobowych dzieci przedszkolnych do Sanepidu

Pytanie: Proszę o informację w sprawie przekazywania danych osobowych dzieci przedszkolnych do Sanepidu, celem objęcia kwarantanną dzieci, które miały kontakt z zakażonym dzieckiem w przedszkolu. Rodzic uważa, że dyrekcja nie powinna przekazywać takich danych. Dodatkowo dane zostały przekazane w zaszyfrowanym pliku w tabelce, którą otrzymaliśmy od sanepidu.

Odpowiedź: Placówka oświatowa uprawniona jest do udostępnienia danych dzieci, celem objęcia ich kwarantanną, na potrzeby prowadzonego postępowania epidemiologicznego. Oczywiście istotne jest zabezpieczenie tych danych, co słusznie ostało uczynione.

Działanie to, uzasadnione jest realizacją zadań z powołaniem na klauzulę interesu publicznego lub klauzulę władzy publicznej (art. 6 ust. 1 lit. e RODO). Celem takiego przetwarzania jest przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się chorób zakaźnych oraz podjęcie działań ułatwiających służbom sanitarnym dochodzenie epidemiologiczne na wypadek wykrycia, że osoba zakażona przebywała na terenie placówki. Innymi słowy cel jaki przyświeca placówce w przypadku udostępniania danych dzieci to ochrona życia i zdrowia wychowanków, pracowników oraz osób przebywających na terenie Przedszkola, poprzez podejmowanie odpowiednich działań zapobiegawczych w celu unieszkodliwienia źródeł zakażenia i przecięcia dróg szerzenia danej choroby zakaźnej. Jednocześnie jest to ułatwienie prowadzenia dochodzenia epidemiologicznego.  

Potencjalnie rodzic może złożyć sprzeciw wobec takiego przetwarzania, z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją. Realnie jednak taki sprzeciw nie będzie uwzględniony, bowiem przedszkole posiada wspominane powyżej ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą – szeroko pojęte przeciwdziałanie chorobom zakaźnym.

Ustawa o ochronie sygnalistów – znamy założenia do projektu

17 grudnia 2021 r. mija termin na przyjęcie przepisów krajowych implementujących dyrektywę unijną o ochronie sygnalistów[1]. Poznaliśmy istotę rozwiązań, które mają zostać przyjęte w ustawie.

Zakres zgłoszeń

Zakres możliwych zgłoszeń naruszeń prawa przez sygnalistów nie zostanie rozszerzony na inne obszary niż zakłada to dyrektywa. Nie jest zaskoczeniem, że zakres ten będzie jednak obejmował również naruszenie przepisów krajowych (a nie tylko unijnych) z dziedzin określonych w dyrektywie. Dla przypomnienia, są to obszary:

– zamówień publicznych,

– usług, produktów i rynków finansowych,

– zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,

– bezpieczeństwa produktów,

– bezpieczeństwa transportu,

– ochrony środowiska,

– ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

– bezpieczeństwa żywności i pasz,

– zdrowia i dobrostanu zwierząt,

– zdrowia publicznego, w tym praw pacjentów i kontroli wyrobów tytoniowych,

– ochrony konsumentów,

– ochrony prywatności i danych osobowych,

– bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

Ponadto zakresem dyrektywy objęte są naruszenia mające wpływ na interesy finansowe UE, dotyczące rynku wewnętrznego, w tym naruszenia unijnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz naruszenia krajowych przepisów regulujących opodatkowanie osób prawnych.

Podmioty zobowiązane do wdrożenia procedur

Ważnym założeniem do projektu ustawy jest to, że w sektorze publicznym obowiązek wdrożenia procedur zostanie ograniczony do jednostek zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Nasz ustawodawca planuje zatem skorzystać z uprawnienia nadanego mu przez dyrektywę do ograniczenia kręgu podmiotów zobowiązanych.

W obrębie podmiotów z sektora prywatnego nie zakłada się modyfikacji na poziomie krajowym. Zobowiązani do wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń będą przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 249 pracowników. Podmioty zatrudniające od 50 do 249 pracowników także będą musiały wdrożyć procedury, ale dopiero pod koniec 2023 r. Co ważne, podmioty działające w sektorze finansowym (m.in. banki, fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji, fundusze powiernicze, towarzystwa emerytalne, fundusze emerytalne, domy maklerskie, towarzystwa funduszy inwestycyjnych) będą miały obowiązek stosowania przepisów już w tym roku – niezależnie od liczby zatrudnionych osób.

Niestety na tym etapie założeń do projektu nadal nie wiemy czy i jak należy definiować pojęcie pracownika. Wydaje się, że ustalając stan zatrudnienia trzeba będzie brać pod uwagę również osoby wykonujące zadania na podstawie umów zlecenia.

Sygnaliści

Ustawa ma zapewnić ochronę sygnalistom niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy (umowa o pracę, cywilnoprawna, w ramach własnej działalności gospodarczej, kontrakt menedżerski, wolontariat, staż, praktyka). Ochroną objęte będą również osoby świadczące pracę na rzecz wykonawców, podwykonawców lub dostawców podmiotu, którego dotyczyć będzie zgłoszenie. Za sygnalistów uważani będą również akcjonariusze, wspólnicy oraz członkowie organów osób prawnych oraz byli pracownicy i kandydaci do pracy.

Założenia do projektu ustawy są takie, że sytuacja prawna sygnalisty ma zostać wzmocniona na gruncie ewentualnych postępowań sądowych poprzez odwrócenie ciężaru dowodu. Sygnalista ma mieć prawo do dochodzenia odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Wewnętrzne procedury

Przewiduje się w ustawie, że procedura zgłaszania naruszeń będzie miała charakter wewnątrzzakładowego aktu prawnego objętego zakresem definicji prawa pracy. Treść procedury będzie zatem przedmiotem uzgodnień z zakładowymi organizacjami związkowymi albo konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Na tym etapie zakłada się, że procedura – w wersji minimalnej – będzie musiała obejmować swoim zakresem pracowników. Co za tym idzie, przepisy krajowe mają dawać swobodę podmiotom zobowiązanym w wyborze czy będą chcieli umożliwić skorzystanie z wewnętrznych kanałów zgłoszeń przez np. byłych pracowników, wolontariuszy, stażystów czy też dostawców lub podwykonawców. Należy jednak pamiętać, że brak umożliwienia zgłoszenia kanałem wewnętrznym nie wyłączy możliwości dokonania zgłoszenia przez te osoby w innym trybie tj. zgłoszenia zewnętrznego (do organu centralnego).

Organ centralny – Rzecznik Praw Obywatelskich

Polski ustawodawca chce wyznaczyć na organ centralny Rzecznika Praw Obywatelskich, który będzie udzielał wsparcia sygnalistom i przyjmował zgłoszenia (kanał zewnętrzny). 

Wiemy również, że Rzecznik nie będzie organem rozpatrującym zgłoszenia, a jego rola będzie sprowadzała się do nadania zgłoszeniu właściwego biegu czyli tak faktycznie przekazania sprawy do właściwego organu (w zależności od tego czy konieczne okaże się postępowanie kontrolne, wyjaśniające czy np. złożenie zawiadomienia o przestępstwie). W konsekwencji należy założyć, że ustawa raczej nie będzie zawierała niezależnej procedury postępowania w zakresie merytorycznego rozstrzygania zgłoszeń.

Odrębna ustawa

Nie jest również zaskoczeniem, że z uwagi na szeroki zakres koniecznych do wdrożenia rozwiązań przepisy związane z ochroną sygnalistów zostaną ujęte w formie odrębnej ustawy.

Kary

Z dotychczas opublikowanych informacji nie wynika, jakie kary będą wiązały się z naruszeniem przepisów o ochronie sygnalistów. Dyrektywa wymaga, aby ustawodawca krajowy zapewnił skuteczność stosowania przepisów poprzez wprowadzenie sankcji o charakterze karnym, cywilnym i/lub administracyjnym. Przewidujemy, że podobnie jak w przypadku kar za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, sankcje te mogą być dotkliwe. Z tego powodu zalecamy nie czekać z decyzją o wdrożeniu wymaganych procedur do ostatniej chwili.

Pamiętajmy, że powyższe założenia są wstępne i mogą ulec zmianie na dalszych etapach. Z niecierpliwością czekamy na projekt ustawy. Zmiany można śledzić tutaj: https://archiwum.bip.kprm.gov.pl/kpr/form/r230343592,Projekt-ustawy-o-ochronie-osob-zglaszajacych-naruszenia-prawa.html

[1] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE (2019/1937) z dnia 23 października 2019 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii

Konkurs międzyszkolny – o czym należy pamiętać

Placówka będąca organizatorem konkursów międzyszkolnych, powinna odpowiednio zadbać o ochronę danych osobowych, zarówno uczestników, jak i ich opiekunów oraz nauczycieli. Poniższe zalecenia,
dotyczą każdej placówki, która kieruje konkurs do uczniów (podopiecznych / słuchaczy) spoza swojej organizacji, czyli zbiera zgłoszenia osób z zewnątrz.

ORGANIZATOR KONKURSU POWINIEN
PAMIĘTAĆ O:
A. ZEBRANIU ODPOWIEDNICH ZGÓD.
B. PRZEKAZANIU KLAUZULI INFORMACYJNEJ.
C. UREGULOWANIU PRZETWARZANIA DANYCH
PRZEZ INNE PLACÓWKI.
D. NADANIU UPOWAŻNIEŃ.

A. ODPOWIEDNIO SFORMUŁOWANA ZGODA
Pamiętajmy, aby zadbać o następujące zgody:
• Na przetwarzanie danych osobowych uczestnika – w celu wzięcia udziału w konkursie.
• Wykorzystanie wizerunku – zarówno uczestników, jak
i ich nauczycieli i opiekunów – jeśli chcemy umieszczać zdjęcia z przebiegu konkursu lub jego laureatów na stronie internetowej lub mediach społecznościowych.
• Na umieszczenie danych takich jak imię i nazwisko, klasa, wiek oraz miejsce zajęte w klasyfikacji konkursu na stronie internetowej organizatora – jeśli chcemy takie informacje zamieścić w Internecie.

B. KLAUZULA INFORMACYJNA
Każdy konkurs wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych – nie tylko uczestników, ale także rodziców (opiekunów prawnych), w przypadku niepełnoletnich dzieci oraz nauczycieli. Każda z tych osób, powinna zostać poinformowana o tym, w jaki sposób przetwarzane będą jej dane.
Jak optymalnie przekazać klauzulę informacyjną?
• Pełna klauzula, powinna być dostępna na stronie internetowej i w sekretariacie organizatora. Najlepiej, jeśli klauzula ta, stanowi załącznik do regulaminu konkursu.
• Skróconą klauzulę informacyjną – najlepiej umieścić na formularzach (przykładowo w stopce dokumentu). Niemniej, aby wspomniane rozwiązanie było skuteczne, musimy pamiętać o tym, by klauzula w wersji pełnej, była łatwo dostępna – patrz punkt wyżej.

C. REGULACJA SPOSOBU PRZETWARZANIA
DANYCH POMIĘDZY PLACÓWKAMI
Jeśli zgłoszenia uczestników dokonywane są poprzez inne placówki, należy uregulować sposób, w jaki będą one przetwarzać dane osobowe. Pamiętajmy, że placówki te, zbierają dane osobowe w imieniu organizatora, na przygotowanych przez niego formularzach. W takim przypadku, niezbędne jest wskazanie przynajmniej ogólnych reguł takiego przetwarzania, już w ramach regulaminu konkursu. Docelowo szczegółowe
uregulowanie sposobu przetwarzania, powinno nastąpić przy użyciu umowy powierzenia, bądź innego instrumentu prawnego, jakim może być regulamin przetwarzania.
Jeśli uczestnicy samodzielnie i bezpośrednio zgłaszają się do nas – nie ma konieczności, aby dodatkowo regulować te zasady (nikt bowiem nie pośredniczy w przekazywaniu wypełnionych zgód i zgłoszeń).

D. UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA
DANYCH OSOBOWYCH
Jeśli w komisji konkursowej znajdują się osoby spoza placówki (nie będące pracownikiem organizatora konkursu), przykładowo przedstawiciel sponsora lub organizacji wspierającej konkurs merytorycznie, to w takim przypadku, osobom tym należy nadać stosowne Jedyną niezbędną zgodą jest upoważnienie.

Jedyną niezbędną zgodą jest zgoda na udział w konkursie i na przetwarzanie danych osobowych, w celu jego realizacji. Zgoda na wykorzystanie wizerunku lub na udostępnienie danych na stronie
internetowej, nie powinna być obowiązkowa, a niewyrażenie tych
zgód, nie może mieć wpływu na możliwość udziału w konkursie.

Dane niechciane

CZYM SĄ I CO Z NIMI ZROBIĆ?

Kiedy mamy do czynienia z „danymi niechcianymi”
Przetwarzanie danych osobowych stanowi pewien proces, który powinien być zaplanowany, mieć swój początek oraz koniec. Zadaniem administratora jest określenie tego, jakie informacje, na jakiej podstawie, w jakim celu i w jaki sposób będą przetwarzane oraz wskazanie, w miarę możliwości, okresu ich przechowywania. Innymi słowy, dane osobowe przetwarzane w ramach organizacji, powinny być przyporządkowane do konkretnego procesu (lub procesów) i nie powinny znajdować się w niej przez przypadek. W praktyce zdarza się jednak, że organizacja wchodzi w posiadanie danych osobowych wbrew własnej woli. Pojawiają się wówczas kwestie problemowe – co z takimi danymi zrobić, jak je przetwarzać, czy należy spełnić obowiązek informacyjny. Przykładem otrzymania takich danych jest otrzymanie wiadomości e-mail zawierającej CV, podczas gdy nie jest prowadzona rekrutacja, a placówka nie jest zainteresowana zatrudnianiem nowego pracownika. Inną sytuacją jest składanie przez pracownika wniosku do ZFŚS i załączanie kserokopii dokumentów np. wypisu ze szpitala. Takie dane określa się właśnie mianem „danych niechcianych”.

JEŚLI ADMINISTRATOR PODEJMIE DECYZJĘ O USUNIĘCIU BĄDŹ ZNISZCZENIU DANYCH NIECHCIANYCH, WÓWCZAS NIE BĘDZIE ZOBLIGOWANY DO SPEŁNIENIA OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO WOBEC OSOBY, KTÓRA PRZEKAZAŁA DANE WBREW JEGO WOLI.

Jak dalej postąpić?
Pamiętajmy, że to administrator decyduje o tym jakie dane osobowe przetwarza – część z tych danych pojawia się w organizacji na podstawie przepisów prawa (np. w przypadku zatrudnienia pracowników), a część z nich w wyniku działalności administratora (np. na podstawie zgody na otrzymywanie newslettera lub umowy na wykonanie usługi). Nie można natomiast niejako zmusić daną organizację do administrowania naszymi danymi osobowymi np. przesyłając CV w wiadomości e-mail lub przekazując nadmiarową dokumentację. W przypadku otrzymania takich „nadprogramowych” danych osobowych administrator ma prawo po prostu je usunąć, jako że są one dla niego zbędne. W tym przypadku też, nie ma konieczności aby spełniać obowiązek informacyjny wobec osoby, która przekazała swoje dane.

TAK ZWANE: „DANE NIECHCIANE” NALEŻY PO PROSTU USUNĄĆ BĄDŹ ZNISZCZYĆ.

PODSUMOWUJĄC:
Wiadomości e-mail zawierające dane niechciane należy pozostawiać bez odpowiedzi oraz usunąć je ze skrzynki.
Natomiast w przypadku dokumentów zwrócić je właścicielowi bądź (jeśli są to kserokopie) zniszczyć.

Proces przetwarzania danych osobowych

W kontekście ochrony danych osobowych często pojawia się pojęcie procesu przetwarzania. RODO definiuje „przetwarzanie” jako operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany (…).  Szukając  definicji „procesu” warto sięgnąć do normy ISO 27000, która definiuje go jako: „zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które przekształcają wejścia w wyjścia”.

Rezultatem (wyjściem) procesu przetwarzania danych osobowych jest osiągnięcie celu przetwarzania. Informacjami wejściowymi są natomiast dane osobowe. Zmiennymi, które kształtują ten proces, oprócz danych wejścia i wyjścia jest między innymi kategoria podmiotów, których dane dotyczą; sposób przetwarzania – w szczególności użyta technologia; zakres i zasięg przetwarzania, podmioty zaangażowane oraz otoczenie prawne.

Otoczenie prawne procesu

Myśląc o ochronie danych osobowych w organizacji należy brać pod uwagę nie tylko przepisy RODO oraz krajowych ustaw dotyczących ochrony danych osobowych, ale także inne obowiązujące akty prawne.

Jako przykład posłużyć może proces rekrutacji. Zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać od kandydatów jest wskazany wprost przepisami Kodeksu pracy (art. 221 k.p.). Planując więc ten proces, należy zaimplementować do niego ograniczenia, które narzucił na administratora ustawodawca. Oczywiście, kandydaci bardzo często podają dane, które wychodzą poza ten katalog – w takim przypadku jednak robią to z własnej inicjatywy, a przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. Po zakończeniu rekrutacji i wyborze pracownika, pracodawca rozpoczyna nowy proces przetwarzania danych, jakim jest zatrudnienie. Po raz kolejny proces ten powinien zostać „dopasowany” do przepisów prawa (przykładowo w zakresie 10. letniego okresu przechowywania teczek osobowych). Dlatego też ważne jest zaplanowanie procesu niejako „z góry”.

Planowanie i budowa procesu

Zasady planowania i budowy procesu przetwarzania danych osobowych wynikają z Rozporządzenia – w szczególności administrator powinien kierować się ujętymi w art. 5 RODO zasadami: rzetelności, przejrzystości, minimalizacji, prawidłowości, integralności i poufności oraz zgodności z prawem, ograniczenia celu i ograniczenia przechowywania danych. Zasady te są równoważne – oznacza to, że administrator nie może dowolnie wybrać, które z nich będą miały zastosowanie do danego procesu. Budując proces należy również uwzględnić wskazane z art. 25 RODO privacy by design oraz privacy by default (ochrona danych w fazie projektowania oraz domyślna ochrona danych).

W praktyce dane wejścia bardzo często będą służyć różnym celom, a więc będą przetwarzane w kilku procesach. Przykładem jest zawieranie umowy pomiędzy stronami (np. umowa sprzedaży w sklepie internetowym). Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby zawarcia lub realizacji umowy znajduje podstawę prawną w art. 6 ust. 1 lit b RODO. Jednak  administrator może zdecydować o przetwarzaniu pozyskanych danych również na potrzeby marketingu własnych produktów, w oparciu o swój prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust 1 lit f RODO). O takiej decyzji należy jednak poinformować podmiot danych w treści klauzuli informacyjnej. 

Istotną cechą procesu przetwarzania danych osobowych jest jego zmienność. Procesy zmieniają się wraz z rozwojem organizacji, co często umyka uwadze administratorów. Wdrożenie nowej technologii w firmie, wymiana sprzętu IT, korzystanie z nowego rodzaju usług, a czasem także zmiany personalne wpływają na sposób przetwarzania danych, a co za tym idzie, zmieniają się elementy procesu – pomimo, że dane wejścia i wyjścia pozostają niezmienne. Wracając ponownie do procesu rekrutacji – zmiana sposobu zbierania CV od kandydatów (np. rezygnacja z przesyłania CV na adres e-mail pracodawcy na rzecz korzystania z dedykowanej aplikacji, która zapisuje dane w chmurze) będzie istotną zmianą procesu przetwarzania i powinna znaleźć swoje odbicie w analizie ryzyka (lub konieczności przeprowadzenia DPIA). W pewnych przypadkach zmiana taka pociągnie za sobą konieczność spełnienia na nowo (aktualizacji) obowiązku informacyjnego.

Rola klauzuli informacyjnej w procesie przetwarzania danych

Administrowanie danymi osobowymi wiąże się z obowiązkiem przekazania podmiotom danych informacji na temat dokonywanego procesu przetwarzania –  jej minimalny zakres określają art. 13 i 14 RODO. Klauzula informacyjna jest więc swoistą „metryczką” procesu przetwarzania dla osób, których dane dotyczą. Na jej podstawie osoba ta, powinna być w stanie podjąć świadomą decyzję dotyczącą przekazania administratorowi swoich danych osobowych oraz wiedzieć, jakie prawa jej w związku z tym przetwarzaniem przysługują i jak je egzekwować.

Ponowne spełnianie (aktualizacja) obowiązku informacyjnego

Wspomniane zmiany procesu mogą powodować zmianę treści i zakresu klauzuli informacyjnej, co pociąga za sobą konieczność powtórnego spełnienia obowiązku informacyjnego. Konieczność tą zawsze trzeba zbadać pod kątem przesłanek art. 13 i 14 RODO oraz wpływu zmiany procesu na prawa i wolności osób, których dane są przetwarzane w ramach procesu.

Przykładowo – jeśli administrator wykorzystuje rozwiązanie chmurowe i w związku z tym, przesyła dane do państwa trzeciego, jakim są Stany Zjednoczone i zawarł tę informację w klauzuli informacyjnej, to sama zmiana dostawcy oprogramowania w ramach tego państwa trzeciego nie wpłynie na aktualizację obowiązku informacyjnego. Wynika to między innymi z tego, iż po pierwsze w myśl art. 13 i 14 RODO administrator nie ma konieczności wskazywać jakim konkretnym podmiotom dane będą udostępniane – istotną informacją dla podmiotu danych jest natomiast sam fakt przesyłania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy do konkretnego państwa oraz informacja na temat poziomu ochrony danych osobowych na jego terytorium. Po drugie zaś, zmiana ta nie powinna wpływać na prawa i wolności podmiotów danych, bowiem każdy z tych dostawców powinien spełniać te same warunki dotyczące ochrony danych. W takim przypadku więc, obowiązek aktualizacji klauzuli informacyjnej zrodziłby się, gdyby nowy dostawca oprogramowania pochodził z innego państwa trzeciego.

Kolejnym przykładem, tym razem ilustrującym konieczność dokonania aktualizacji obowiązku informacyjnego jest sytuacja, w której administrator, w ramach rozwoju organizacji zaczyna korzystać z programu dokonującego profilowania klientów w sposób zautomatyzowany. W takim przypadku na gruncie art. 13 i 14 RODO administrator ma obowiązek poinformować o takim przetwarzaniu osobę, której dane dotyczą. Zmiana przetwarzania ma również istotny wspływ na prawa i wolności, osób których dane dotyczą – decyzja bowiem pozbawiona jest czynnika ludzkiego i oparta jedynie na zmiennych przetworzonych przez algorytm. Co więcej, w związku z profilowaniem, osobie która mu podlega, przysługują szersze uprawnienia wynikające z art. 22 RODO. Z analizy tego przypadku wynika, iż administrator powinien zaktualizować obowiązek informacyjny.


Podstawa prawna:

art. 5, 6, 13, 14, 22, 15 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Niezbędne dane kandydatów w toku rekrutacji do placówek oświatowych

Rekrutacja do placówek oświatowych zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej , jest w toku, bądź niebawem się rozpocznie. Warto przypomnieć kilka podstawowych zasad, o których należy pamiętać podczas gromadzenia danych osobowych kandydatów oraz ich rodziców bądź innych opiekunów prawnych.

Jakie dane mogę zbierać?

Zakres danych osobowych, jakie mogą być pobierane przez placówki oświatowe w toku rekrutacji został wyraźnie sprecyzowany w przepisach prawa oświatowego. Wśród tych danych wyszczególnione zostały dane osobowe ucznia oraz jego rodziców albo innych opiekunów prawnych. I tak, pobiera się:

  • w przypadku kandydata niepełnoletniego: imię, nazwisko, datę urodzenia oraz numer PESEL, a w przypadku jego braku serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, imiona i nazwiska rodziców, adres miejsca zamieszkania rodziców i kandydata, adres poczty elektronicznej i numery telefonów rodziców kandydata – o ile je posiadają.
  • w przypadku kandydata pełnoletniego: imię, nazwisko, datę urodzenia oraz numer PESEL, a w przypadku jego braku serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, imiona rodziców, adres miejsca zamieszkania kandydata; adres poczty elektronicznej i numer telefonu kandydata – o ile je posiada.

Do wniosków należy dołączyć także inne dokumenty wymagane przepisami prawa oświatowego, jak np. oświadczenia o samotnym wychowywaniu dziecka, czy wyrok sądu rodzinnego orzekającego rozwód lub separację. 

Czy mogę zbierać dane identyfikacyjne opiekunów prawnych? 

Zbieranie przez placówki oświatowe numeru PESEL czy serii i numeru dowodu osobistego rodziców kandydata nie zostało ujęte w przepisach prawa oświatowego, jako niezbędne działanie w procesie rekrutacji. Pobieranie tych danych nie będzie zatem zgodne z prawem. Działanie takie będzie stanowić naruszenie przepisów prawa oświatowego oraz zasady minimalizacji, legalizmu oraz proporcjonalności, wyrażonych w art. 5 RODO. Nie zależy zatem pobierać od rodziców ich numeru PESEL czy serii i numeru dowodu osobistego.

Jak długo można przetwarzać dane osobowe zgromadzone w toku rekrutacji?

Okres przechowywania danych osobowych zależny jest od wyniku postępowania rekrutacyjnego. Sposób postępowania w przypadku kandydatów przyjętych jest odmienny niż wobec tych, którzy negatywnie przeszli rekrutację. Poniżej rozróżnienie okresu przechowywania danych wobec:

  • kandydata przyjętego: dane osobowe przechowujemy nie dłużej niż przez okres, w który uczeń uczęszcza do placówki.
  • kandydata nieprzyjętego: dane osobowe przechowujemy przez rok, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora  wniesiona została skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

A co z publikacją wyników rekrutacji?

Wyniki postępowania rekrutacyjnego podaje się do publicznej wiadomości. Lista osób zakwalifikowanych, zawierająca imię i nazwisko kandydata, posegregowana alfabetycznie, zawierać musi także minimalną liczbę punktów, która uprawnia do przyjęcia do placówki.

Zgodnie z przepisami prawa oświatowego listę, o której mowa powyżej, podaje się do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie w siedzibie placówki oświatowej, w widocznym miejscu.

Obecnie dopuszczalne jest również publikowanie wyników rekrutacji na stronie internetowej placówki z uwagi na wyjątkową sytuację w kraju (zgodnie z nowymi przepisami wydanymi na podstawie przepisów specustawy dotyczącej koronawirusa).

Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Zgodnie z wytycznymi UODO nie jest dopuszczalne podanie do publicznej wiadomości wyników rekrutacji za pośrednictwem kont na portalach społecznościowych czy fanpage’ach placówki.

Zamieszczanie danych osobowych w internecie wiąże się z ryzykiem, które należałoby oszacować dokonując jego analizy. Podczas publikowania list uczniów należy kierować się zasadą minimalizacji, jak również ograniczenia przechowywania danych osobowych, wyrażonych w RODO.

Z uwagi na powyższe, Urząd rekomenduje by dyrektorzy informowali kandydatów indywidualnie o wynikach rekrutacji, korzystając ze środków komunikacji elektronicznej.

Po zakończeniu czasowego ograniczenia funkcjonowania placówek oświatowych należy usunąć listy kandydatów ze strony internetowej i pozostawić jedynie na tablicy ogłoszeń na terenie placówki.

Czy posiadam jeszcze inne obowiązki?

Rekrutacja do placówki oświatowej wiąże się także z koniecznością spełnienia obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane gromadzimy, co wynika z art. 13 oraz 14 RODO. Dokonać można tego za pomocą klauzuli informacyjnej umieszczonej na wniosku do placówki lub przekazując rodzicom czy pełnoletnim kandydatom klauzuli jako odrębnego dokumentu. Może to być pełna treść klauzuli informacyjnej lub odpowiednio skrócona wersja, przy czym kompletny dokument należy umieścić na stronie internetowej i wywiesić na terenie placówki. Należy również pamiętać, że w przypadku ewentualnej kontroli ze strony organu nadzoru, placówka powinna być w stanie wykazać spełnienie obowiązku informacyjnego na gruncie RODO. Rozliczyć się ze swoich działań można przykładowo poprzez przedstawienie klauzuli informacyjnej, opatrzonej podpisem rodzica czy innego opiekuna prawnego.

Podstawa prawna

Zgodnie z ustawą z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, rodzice albo inni opiekunowie prawni składają do dyrektorów wniosek o przyjęcie ich dziecka do wybranej placówki oświatowej. Treść wniosku wraz z rodzajem załączników uregulowana została w art. 150 i 151 przywołanej ustawy. Co istotne – pozyskiwanie danych nie będzie następować na podstawie zgody, lecz z uwagi na uregulowane ich zakresu w przepisach prawa (art. 150 ust. 1) – na potrzeby realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (placówce oświatowej).