CORE CONSULTING

Tag: Placówki oświatowe

Jakie niszczarki są zgodne z RODO?

Odpowiadając krótko i konkretnie na pytanie, jakie niszczarki są zgodne z RODO wskazujemy:

Żaden przepis prawa ani wytyczne Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie precyzują jednoznacznie jaka niszczarka jest „zgodna z RODO”.

Nie budzi wątpliwości, że zgodna z RODO będzie niszczarka o standardzie minimum poziom P-4 wg normy DIN 66399 i w przypadku wątpliwości co najmniej taką niszczarkę rekomendujemy kupować.

Jeżeli do Twojej organizacji znajdują zastosowanie regulacje ustawy o ochronie informacji niejawnych, wówczas musisz rozważyć zakup niszczarek o wyższym poziomie, w tym niszczarek poziomu P-7 wg normy DIN 66399 (niszczenie dokumentów tajnych i ściśle tajnych).

Centralny rejestr umów od 1 stycznia 2024

Ustawa z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa o zmianie Kodeksu karnego) w artykule 6 wprowadziła zmiany do ustawy o finansach publicznych. Mówiąc inaczej, stworzyła nową instytucję – rejestr umów, do którego prowadzenia zobowiązane są jednostki sektora finansów publicznych.

W art. 15 ustawy o zmianie Kodeksu karnego ustalono, że nowe przepisy związane z rejestrem umów będą obowiązywały od dnia 1 lipca 2022 roku (przy czym rejestr miał objąć wszystkie umowy zawarte od dnia 1 stycznia 2022 r.). Dlatego też większość jednostek sektora finansów publicznych rozpoczęło już przygotowania do prowadzenia rejestru.

Przepisy, które miały wejść w życie z dniem 1 lipca, budziły wiele wątpliwości interpretacyjnych i niedomówień w zakresie tego, jak właściwie powinno się je stosować (niektórzy z Państwa konsultowali z nami obowiązek prowadzenia rejestru, zatem problemy praktyczne związane z tą regulacją są Państwu na pewno dobrze znane).

W dniu 9 czerwca bieżącego roku Sejm dokonał zmiany terminu wejścia w życie rejestru – przesuwając datę z 1 lipca 2022 roku na 1 stycznia 2024 roku. Zmiana nastąpiła poprzez uchwalenie ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (objęła zatem ustawę o zmianie Kodeksu karnego, która ustalała pierwotny termin wprowadzenia rejestru na 1 lipca bieżącego roku). Drugą (i póki co jedyną inną) zmianą dotyczącą rejestru jest również to, że do rejestru (mającego funkcjonować od 1 stycznia 2024 roku) wprowadza się informacje o umowach zawartych od dnia wejścia w życie rejestru. Czyli: rejestr ma funkcjonować od 1 stycznia 2024 i dotyczy tylko umów zawartych po tej dacie.

Ustawa z dnia 9 czerwca 2022 roku na dzień pisania niniejszego artykułu (14 czerwca) nadal oczekuje na podpis Prezydenta Andrzeja Dudy. Zgodnie z art. 122 ust. 1 Konstytucji od otrzymania uchwalonej ustawy Prezydent ma 21 dni na jej podpisanie. Można się zatem spodziewać, że w momencie, w którym czytają Państwo ten kwartalnik, przesunięcie powyższych terminów stało się faktem.

W razie wątpliwości co do obowiązującego stanu prawnego w zakresie prowadzenia rejestru umów zapraszamy do kontaktu.

Jak długo publikować dane uczniów na stronie internetowej?

W dzisiejszych czasach posiadanie przez placówkę oświatową strony internetowej to praktycznie standard. Strona służy do udzielania informacji, do prowadzenia komunikacji z uczniami i rodzicami, do promowania działalności placówki oraz sukcesów jej uczniów. Nierzadko strona internetowa szkoły stanowi elektroniczny odpowiednik kroniki szkolnej, w której przechowywane są zdjęcia czy artykuły z lat poprzednich. Publikacja takich materiałów, wiąże się jednak z koniecznością ich weryfikacji. Nasuwa się zatem pytanie, jak długo można publikować dane uczniów na stronie internetowej? Poniżej przedstawiamy Państwu odpowiedzi.

Na wstępie należy zaznaczyć, że przepisy prawa nie mówią jednoznacznie, jak długo możemy publikować dane (zwłaszcza wizerunek) uczniów na stronie internetowej. Oznacza to, że odpowiedzi musimy udzielić sobie sami w oparciu o zasady wynikające z RODO. Przede wszystkim musimy spełnić dwa warunki: posiadać ważną (aktualną) podstawę przetwarzania danych oraz kierować się zasadą ograniczenia przechowywania danych.

1. Podstawa przetwarzania

Publikacja wizerunku ucznia, możliwa jest dopiero po pobraniu zgody od jego rodziców (lub samego ucznia, gdy jest osobą pełnoletnią). Taka zgoda jest najbardziej adekwatną podstawą prawną, ponieważ prowadzenie strony internetowej (i zamieszczanie na niej materiałów) nie jest ani uprawnieniem, ani obowiązkiem placówki oświatowej. Krótko mówiąc, przepisy prawa ani nie zobowiązują, ani nie zabraniają placówce stworzyć strony. Co do zasady, nie możemy więc oprzeć publikowania danych uczniów o przepis prawa, ani o działanie w interesie publicznym (w tym drugim przypadku, sytuacja przedstawia się nieco odmiennie w przypadku kadry pedagogicznej).

2. Ograniczenie przechowywania danych

Dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Jeśli więc przy przyjmowaniu nowych uczniów do szkoły, zbieramy od ich rodziców zgody na publikację wizerunku na stronie, to powinniśmy przyjąć, że zgoda obowiązuje do momentu jej odwołania i nie dłużej niż przez okres, niezbędny do realizacji celu w postaci, np. zamieszczania wiadomości o bieżących wydarzeniach (a w przypadku np. ukończenia edukacji w placówce przez danego ucznia, należy zastanowić się, czy dalsza publikacja danych, nadal służy do spełnienia przyjętego przez placówkę celu).

Często zadawane pytania

Czy w takim razie dane uczniów mogą być publikowane na stronie w nieskończoność?


Nie. Już na etapie pozyskiwania zgody powinniśmy wiedzieć, jak długo chcemy przetwarzać dane osobowe. Możemy na przykład wewnętrznie ustalić, że zakładka „Aktualności” (również „Galeria” czy „Archiwum”) nie zawiera wpisów starszych niż 3-4 lata. Nie trzeba tego robić w żaden oficjalny sposób (dyrektor nie musi w tym celu wydawać zarządzenia). Najważniejsze, by każda osoba zaangażowana w tworzenie strony wiedziała, jakie zasady zostały przyjęte.

Nasza szkoła ma kilkuletnią tradycję chwalenia się osiągnięciami uczniów – niektóre informacje o naszych sportowcach lub laureatach olimpiad tematycznych sięgają daleko wstecz (8-10 lat). Czy musimy teraz usunąć zakładkę z wybitnymi uczniami i zrezygnować z naszego dorobku?

To zależy. Jeśli przed wejściem RODO do stosowania (czyli przed 25 maja 2018 roku) nie zbieraliśmy zgód od uczniów, mamy dwa wyjścia: skontaktować się z absolwentami, w celu uzyskania od nich zgody na dalszą publikację danych lub, jeżeli nie jest to możliwe, dopiero wtedy usunąć ich dane. Nie możemy przetwarzać danych bezpodstawnie – czyli nie możemy publikować wizerunku lub innych danych uczniów bez ich zgody (lub zgody ich rodziców).

W takim razie chcemy rozpocząć „kolekcjonowanie” sukcesów uczniów od nowa (tzn. odkąd obowiązuje RODO). Czy zgoda, którą zbieramy od każdego nowego ucznia wystarczy, by przez kolejne 5-10 lat publikować informacje o jego wybitnych osiągnięciach?

Rekomendujemy zbieranie osobnej zgody od konkretnych uczniów. Jeżeli chcemy utworzyć specjalną zakładkę lub listę wybitnych uczniów, tak naprawdę tworzymy nowy cel przetwarzania ich danych. Ten cel nie polega już na raportowaniu bieżących wydarzeń, lecz długofalowym promowaniu działalności (jakości nauczania, tradycji) szkoły. Dlatego też uczniowie udzielający zgody powinni mieć świadomość, do czego informacje o nich będą wykorzystywane i przez jaki czas.

Postępowanie w przypadku incydentu bezpieczeństwa

Incydent – sytuacja lub zdarzenie, które wiąże się z co najmniej jednym z następujących skutków:

  1. utrata dostępności danych osobowych. Może być stała a może być czasowa (np. zniszczenie dysku, który nie ma kopii zapasowej, kilkugodzinna utrata dostępu do bazy danych);
  2. utrata poufności wyciek danych osobowych (uzyskanie dostępu do danych osobowych przez osobę nieuprawnioną);
  3. utrata integralności danych (doszło do nieautoryzowanych zmian w danych, które np. skutkują brakiem możliwości stwierdzenia prawidłowości danych).

W przypadku podejrzenia wystąpienia incydentu przyjmuje się następujące reguły działania:

Krok 1 – pracownik, który stwierdzi ryzyko incydentu:

  • niezwłocznie zabezpiecza dane przed dalszym wyciekiem/zniszczeniem przy jednoczesnym zachowaniu danych dot. zdarzenia (tj. należy zabezpieczyć dane przed dalszym dostępem osób nieuprawnionych);
  • jednocześnie należy zachować informacje o tym jakie dane wyciekły, w celu umożliwienia działania w kolejnych krokach; przykładowo w przypadku włamania na serwer i wykradzenia danych, odłączamy serwer od Internetu ale nie kasujemy danych zawartych na serwerze – będą potrzebne do zidentyfikowania jaka była skala naruszenia i jakich danych naruszenie dotyczyło.

Krok 2 – pracownik, który stwierdził ryzyko incydentu, po wykonaniu działań z kroku 1 niezwłocznie informuje przełożonego oraz Inspektora Ochrony Danych o zdarzeniu.

Informacja powinna zawierać i opisywać wszelkie fakty związane z incydentem, w szczególności: kto dokonał naruszenia, jaka była przyczyna naruszenia, jakich konkretnie danych dotyczy naruszenie, ilu osób dotyczy (przynajmniej w przybliżeniu), jakich kategorii osób dotyczy (pracowników, uczniów, kontrahentów),  wzory bądź kopie dokumentów (np. załączniki do wiadomości e-mail).

Krok 3 – Inspektor Ochrony Danych we współpracy z Dyrekcją oraz osobą odpowiedzialną za systemy IT (o ile incydent wiąże się z obszarem IT) dokonują wtórnej weryfikacji bezpieczeństwa danych osobowych.

Krok 4 – w przypadku incydentu większej wagi zostaje powołana wewnętrzna Komisja w celu zbadania okoliczności sprawy i określenia jej przebiegu, przyczyn naruszenia, potencjalnych konsekwencji naruszenia.

Krok 5 – następuje podjęcie decyzji o konieczności zawiadomienia o naruszeniu:

  • Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO);
  • osób, których dane dotyczą.

Decyzje podejmuje Dyrekcja po zasięgnięciu opinii Inspektora Ochrony Danych.

*Krok 6 – w razie zapadnięcia decyzji o konieczności zgłoszenia naruszenia do PUODO Inspektor Ochrony Danych opracowuje zawiadomienie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o incydencie.

Krok 7 – opracowanie przez Inspektora Ochrony Danych Raportu ze zdarzenia – raport zawiera:

  1. wskazanie możliwych skutków dla osób, których danych dane dotyczą;
  2. wskazanie zaleceń, które powinny zostać wdrożone w celu uniknięcia podobnych naruszeń w przyszłości, w zakresie zabezpieczeń organizacyjnych, fizycznych lub technicznych oraz konsekwencji personalnych (jeżeli dotyczy).

Krok 8 – wpisanie incydentu do Rejestru naruszeń.

UWAGA: zawiadomienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o naruszeniach, które wiążą się z ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą powinno być dokonane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia. Nie są to „godziny robocze”, więc działania w tym obszarze powinny być podejmowane bez zbędnej zwłoki.

Wykorzystywanie prywatnych skrzynek e-mail

Pytanie: wszyscy nauczyciele przedszkola mają założone służbowe e-maile, ale nie mamy możliwości założenia służbowych e-maili dla pracowników niepedagogicznych. Chcielibyśmy zebrać od pracowników obsługi ich prywatne adresy e-mail żeby móc im wysyłać elektronicznie, np. prezentacje ze szkolenia BHP, szkolenia dotyczące PPK, informacje dotyczące organizacji pracy itp. W jaki sposób możemy to zrobić, aby było to zgodne z RODO? Czy na jakimś specjalnym formularzu? Czy możemy od pracownika wymagać podania prywatnego adresu e-mail czy jest to tylko jego dobra wola?

Odpowiedź: W przypadku prywatnych adresów e-mail ich podanie przez pracowników jest możliwe tylko za ich zgodą. Oznacza to, że pracownik powinien mieć realną możliwość odmowy jej udzielenia (bez negatywnych konsekwencji). Co z kolei oznacza, że brak zgody nie uniemożliwi mu dostępu do szkoleń i informacji. W przypadku relacji pracownik – pracodawca dobrowolność takiej zgody może być poddana pod wątpliwość przez Urząd Ochrony Danych Osobowych z uwagi na to, iż pracownik może czuć przymus jej udzielenia i obawiać się odmówić (co sprawia, iż zgoda taka nie jest dobrowolna).

Z uwagi na to, że przesyłane informacje mają mieć charakter jedynie organizacyjny – proponuję dwa rozwiązania, które pomogą nam uniknąć pobierania i posługiwania się adresami prywatnymi:

  1. Jeden wspólny mail – w celu umieszczania informacji można rozważyć założenie przez Placówkę jednej wspólnej skrzynki e-mail, na którą mogliby logować się pracownicy i korzystać z przesyłanych na nią szkoleń i innych informacji.
  2. Drugim rozwiązaniem jest założenie indywidualnego maila dla każdego pracownika na komercyjnej skrzynce e-mail. Skrzynka taka służyłaby jedynie do przesyłania wspomnianych treści. Zalecam, aby w takim przypadku w adresie e-mail nie podawać imienia i nazwiska pracownika, a ewentualnie posłużyć się inicjałami.

Oczywiście zakładanie takiej jednej zbiorczej lub kilku indywidualnych skrzynek wiąże się z korzystaniem ze skrzynek darmowych i komercyjnych, korzystania z których zawsze Państwu odradzamy. Jednak w tym konkretnym przypadku można wyjść z założenia, że prywatne skrzynki pracowników również założone są na kontach komercyjnych i darmowych, po drugie zaś na skrzynki te nie będą Państwo przesyłać korespondencji zawierającej dane osobowe.

Przekazywanie danych osobowych dzieci przedszkolnych do Sanepidu

Pytanie: Proszę o informację w sprawie przekazywania danych osobowych dzieci przedszkolnych do Sanepidu, celem objęcia kwarantanną dzieci, które miały kontakt z zakażonym dzieckiem w przedszkolu. Rodzic uważa, że dyrekcja nie powinna przekazywać takich danych. Dodatkowo dane zostały przekazane w zaszyfrowanym pliku w tabelce, którą otrzymaliśmy od sanepidu.

Odpowiedź: Placówka oświatowa uprawniona jest do udostępnienia danych dzieci, celem objęcia ich kwarantanną, na potrzeby prowadzonego postępowania epidemiologicznego. Oczywiście istotne jest zabezpieczenie tych danych, co słusznie ostało uczynione.

Działanie to, uzasadnione jest realizacją zadań z powołaniem na klauzulę interesu publicznego lub klauzulę władzy publicznej (art. 6 ust. 1 lit. e RODO). Celem takiego przetwarzania jest przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się chorób zakaźnych oraz podjęcie działań ułatwiających służbom sanitarnym dochodzenie epidemiologiczne na wypadek wykrycia, że osoba zakażona przebywała na terenie placówki. Innymi słowy cel jaki przyświeca placówce w przypadku udostępniania danych dzieci to ochrona życia i zdrowia wychowanków, pracowników oraz osób przebywających na terenie Przedszkola, poprzez podejmowanie odpowiednich działań zapobiegawczych w celu unieszkodliwienia źródeł zakażenia i przecięcia dróg szerzenia danej choroby zakaźnej. Jednocześnie jest to ułatwienie prowadzenia dochodzenia epidemiologicznego.  

Potencjalnie rodzic może złożyć sprzeciw wobec takiego przetwarzania, z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją. Realnie jednak taki sprzeciw nie będzie uwzględniony, bowiem przedszkole posiada wspominane powyżej ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą – szeroko pojęte przeciwdziałanie chorobom zakaźnym.

Wizerunek ucznia po ukończeniu edukacji w szkole

Wizerunek osoby, która wyraziła zgodę, może być nadal wykorzystywany w sposób, na jaki ta osoba wyraziła zgodę (np. jeśli osoba wyraziła zgodę na zamieszczanie zdjęć, wideo na stronie www, to wyłącznie na tej stronie może być zamieszczany). Zgoda jest ważna, aż do momentu jej wycofania, a jej wycofanie pozostanie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie, przed jej wycofaniem (czyli działania podjęte przed wycofaniem zgody, w postaci wykorzystywania wizerunku będą działaniami legalnymi, ale po wycofaniu zgody, należy wszystkie treści usunąć). Istotne jest to, że dana osoba, jeszcze przed wyrażeniem zgody, powinna być poinformowana o tym, że zgoda może być wycofana, jak również, że jej wycofanie nie będzie miało wpływu na legalność przetwarzania, jakiego dokonano przed jej wycofaniem.

Nie bez znaczenia jest jednak sposób i warunki, w jakich taka zgoda została udzielona. Przepisy bowiem precyzują warunki wyrażenia zgody:

  1. zgoda powinna być wyrażona w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności, która wyraża odnoszące się do określonej sytuacji dobrowolne, świadome i jednoznaczne przyzwolenie osoby, których dane dotyczą, na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych i która ma na przykład formę pisemnego (w tym elektronicznego) lub ustnego oświadczenia;
  2. jeżeli przetwarzanie służy różnym celom, potrzebna jest zgoda na wszystkie te cele;
  3. administrator musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych (oznacza to, że podpisaną zgodę należy przechowywać);
  4. jeśli  zgoda jest wyrażana w pisemnym oświadczeniu, które dotyczy także innych kwestii, zapytanie o zgodę musi zostać przedstawione w sposób pozwalający wyraźnie odróżnić je od pozostałych kwestii, w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem.

W przypadku wyrażenia zgody, w sposób naruszający te wymogi, a tym samy będące naruszeniem RODO, oświadczenie takie nie będzie wiążące.

Oczywiście jeśli dana osoba nie wycofa zgody na wykorzystywanie wizerunku, placówka może wcześniej usunąć materiały ze strony www, oraz social media, z uwagi na to, że materiały przestały być przydatne do realizowanego celu, jakim jest promocja placówki, działań podejmowanych przez placówkę.

Ustawa o ochronie sygnalistów – znamy założenia do projektu

17 grudnia 2021 r. mija termin na przyjęcie przepisów krajowych implementujących dyrektywę unijną o ochronie sygnalistów[1]. Poznaliśmy istotę rozwiązań, które mają zostać przyjęte w ustawie.

Zakres zgłoszeń

Zakres możliwych zgłoszeń naruszeń prawa przez sygnalistów nie zostanie rozszerzony na inne obszary niż zakłada to dyrektywa. Nie jest zaskoczeniem, że zakres ten będzie jednak obejmował również naruszenie przepisów krajowych (a nie tylko unijnych) z dziedzin określonych w dyrektywie. Dla przypomnienia, są to obszary:

– zamówień publicznych,

– usług, produktów i rynków finansowych,

– zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,

– bezpieczeństwa produktów,

– bezpieczeństwa transportu,

– ochrony środowiska,

– ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

– bezpieczeństwa żywności i pasz,

– zdrowia i dobrostanu zwierząt,

– zdrowia publicznego, w tym praw pacjentów i kontroli wyrobów tytoniowych,

– ochrony konsumentów,

– ochrony prywatności i danych osobowych,

– bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

Ponadto zakresem dyrektywy objęte są naruszenia mające wpływ na interesy finansowe UE, dotyczące rynku wewnętrznego, w tym naruszenia unijnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz naruszenia krajowych przepisów regulujących opodatkowanie osób prawnych.

Podmioty zobowiązane do wdrożenia procedur

Ważnym założeniem do projektu ustawy jest to, że w sektorze publicznym obowiązek wdrożenia procedur zostanie ograniczony do jednostek zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Nasz ustawodawca planuje zatem skorzystać z uprawnienia nadanego mu przez dyrektywę do ograniczenia kręgu podmiotów zobowiązanych.

W obrębie podmiotów z sektora prywatnego nie zakłada się modyfikacji na poziomie krajowym. Zobowiązani do wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń będą przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 249 pracowników. Podmioty zatrudniające od 50 do 249 pracowników także będą musiały wdrożyć procedury, ale dopiero pod koniec 2023 r. Co ważne, podmioty działające w sektorze finansowym (m.in. banki, fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji, fundusze powiernicze, towarzystwa emerytalne, fundusze emerytalne, domy maklerskie, towarzystwa funduszy inwestycyjnych) będą miały obowiązek stosowania przepisów już w tym roku – niezależnie od liczby zatrudnionych osób.

Niestety na tym etapie założeń do projektu nadal nie wiemy czy i jak należy definiować pojęcie pracownika. Wydaje się, że ustalając stan zatrudnienia trzeba będzie brać pod uwagę również osoby wykonujące zadania na podstawie umów zlecenia.

Sygnaliści

Ustawa ma zapewnić ochronę sygnalistom niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy (umowa o pracę, cywilnoprawna, w ramach własnej działalności gospodarczej, kontrakt menedżerski, wolontariat, staż, praktyka). Ochroną objęte będą również osoby świadczące pracę na rzecz wykonawców, podwykonawców lub dostawców podmiotu, którego dotyczyć będzie zgłoszenie. Za sygnalistów uważani będą również akcjonariusze, wspólnicy oraz członkowie organów osób prawnych oraz byli pracownicy i kandydaci do pracy.

Założenia do projektu ustawy są takie, że sytuacja prawna sygnalisty ma zostać wzmocniona na gruncie ewentualnych postępowań sądowych poprzez odwrócenie ciężaru dowodu. Sygnalista ma mieć prawo do dochodzenia odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Wewnętrzne procedury

Przewiduje się w ustawie, że procedura zgłaszania naruszeń będzie miała charakter wewnątrzzakładowego aktu prawnego objętego zakresem definicji prawa pracy. Treść procedury będzie zatem przedmiotem uzgodnień z zakładowymi organizacjami związkowymi albo konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Na tym etapie zakłada się, że procedura – w wersji minimalnej – będzie musiała obejmować swoim zakresem pracowników. Co za tym idzie, przepisy krajowe mają dawać swobodę podmiotom zobowiązanym w wyborze czy będą chcieli umożliwić skorzystanie z wewnętrznych kanałów zgłoszeń przez np. byłych pracowników, wolontariuszy, stażystów czy też dostawców lub podwykonawców. Należy jednak pamiętać, że brak umożliwienia zgłoszenia kanałem wewnętrznym nie wyłączy możliwości dokonania zgłoszenia przez te osoby w innym trybie tj. zgłoszenia zewnętrznego (do organu centralnego).

Organ centralny – Rzecznik Praw Obywatelskich

Polski ustawodawca chce wyznaczyć na organ centralny Rzecznika Praw Obywatelskich, który będzie udzielał wsparcia sygnalistom i przyjmował zgłoszenia (kanał zewnętrzny). 

Wiemy również, że Rzecznik nie będzie organem rozpatrującym zgłoszenia, a jego rola będzie sprowadzała się do nadania zgłoszeniu właściwego biegu czyli tak faktycznie przekazania sprawy do właściwego organu (w zależności od tego czy konieczne okaże się postępowanie kontrolne, wyjaśniające czy np. złożenie zawiadomienia o przestępstwie). W konsekwencji należy założyć, że ustawa raczej nie będzie zawierała niezależnej procedury postępowania w zakresie merytorycznego rozstrzygania zgłoszeń.

Odrębna ustawa

Nie jest również zaskoczeniem, że z uwagi na szeroki zakres koniecznych do wdrożenia rozwiązań przepisy związane z ochroną sygnalistów zostaną ujęte w formie odrębnej ustawy.

Kary

Z dotychczas opublikowanych informacji nie wynika, jakie kary będą wiązały się z naruszeniem przepisów o ochronie sygnalistów. Dyrektywa wymaga, aby ustawodawca krajowy zapewnił skuteczność stosowania przepisów poprzez wprowadzenie sankcji o charakterze karnym, cywilnym i/lub administracyjnym. Przewidujemy, że podobnie jak w przypadku kar za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, sankcje te mogą być dotkliwe. Z tego powodu zalecamy nie czekać z decyzją o wdrożeniu wymaganych procedur do ostatniej chwili.

Pamiętajmy, że powyższe założenia są wstępne i mogą ulec zmianie na dalszych etapach. Z niecierpliwością czekamy na projekt ustawy. Zmiany można śledzić tutaj: https://archiwum.bip.kprm.gov.pl/kpr/form/r230343592,Projekt-ustawy-o-ochronie-osob-zglaszajacych-naruszenia-prawa.html

[1] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE (2019/1937) z dnia 23 października 2019 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii

Konkurs międzyszkolny – o czym należy pamiętać

Placówka będąca organizatorem konkursów międzyszkolnych, powinna odpowiednio zadbać o ochronę danych osobowych, zarówno uczestników, jak i ich opiekunów oraz nauczycieli. Poniższe zalecenia,
dotyczą każdej placówki, która kieruje konkurs do uczniów (podopiecznych / słuchaczy) spoza swojej organizacji, czyli zbiera zgłoszenia osób z zewnątrz.

ORGANIZATOR KONKURSU POWINIEN
PAMIĘTAĆ O:
A. ZEBRANIU ODPOWIEDNICH ZGÓD.
B. PRZEKAZANIU KLAUZULI INFORMACYJNEJ.
C. UREGULOWANIU PRZETWARZANIA DANYCH
PRZEZ INNE PLACÓWKI.
D. NADANIU UPOWAŻNIEŃ.

A. ODPOWIEDNIO SFORMUŁOWANA ZGODA
Pamiętajmy, aby zadbać o następujące zgody:
• Na przetwarzanie danych osobowych uczestnika – w celu wzięcia udziału w konkursie.
• Wykorzystanie wizerunku – zarówno uczestników, jak
i ich nauczycieli i opiekunów – jeśli chcemy umieszczać zdjęcia z przebiegu konkursu lub jego laureatów na stronie internetowej lub mediach społecznościowych.
• Na umieszczenie danych takich jak imię i nazwisko, klasa, wiek oraz miejsce zajęte w klasyfikacji konkursu na stronie internetowej organizatora – jeśli chcemy takie informacje zamieścić w Internecie.

B. KLAUZULA INFORMACYJNA
Każdy konkurs wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych – nie tylko uczestników, ale także rodziców (opiekunów prawnych), w przypadku niepełnoletnich dzieci oraz nauczycieli. Każda z tych osób, powinna zostać poinformowana o tym, w jaki sposób przetwarzane będą jej dane.
Jak optymalnie przekazać klauzulę informacyjną?
• Pełna klauzula, powinna być dostępna na stronie internetowej i w sekretariacie organizatora. Najlepiej, jeśli klauzula ta, stanowi załącznik do regulaminu konkursu.
• Skróconą klauzulę informacyjną – najlepiej umieścić na formularzach (przykładowo w stopce dokumentu). Niemniej, aby wspomniane rozwiązanie było skuteczne, musimy pamiętać o tym, by klauzula w wersji pełnej, była łatwo dostępna – patrz punkt wyżej.

C. REGULACJA SPOSOBU PRZETWARZANIA
DANYCH POMIĘDZY PLACÓWKAMI
Jeśli zgłoszenia uczestników dokonywane są poprzez inne placówki, należy uregulować sposób, w jaki będą one przetwarzać dane osobowe. Pamiętajmy, że placówki te, zbierają dane osobowe w imieniu organizatora, na przygotowanych przez niego formularzach. W takim przypadku, niezbędne jest wskazanie przynajmniej ogólnych reguł takiego przetwarzania, już w ramach regulaminu konkursu. Docelowo szczegółowe
uregulowanie sposobu przetwarzania, powinno nastąpić przy użyciu umowy powierzenia, bądź innego instrumentu prawnego, jakim może być regulamin przetwarzania.
Jeśli uczestnicy samodzielnie i bezpośrednio zgłaszają się do nas – nie ma konieczności, aby dodatkowo regulować te zasady (nikt bowiem nie pośredniczy w przekazywaniu wypełnionych zgód i zgłoszeń).

D. UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA
DANYCH OSOBOWYCH
Jeśli w komisji konkursowej znajdują się osoby spoza placówki (nie będące pracownikiem organizatora konkursu), przykładowo przedstawiciel sponsora lub organizacji wspierającej konkurs merytorycznie, to w takim przypadku, osobom tym należy nadać stosowne Jedyną niezbędną zgodą jest upoważnienie.

Jedyną niezbędną zgodą jest zgoda na udział w konkursie i na przetwarzanie danych osobowych, w celu jego realizacji. Zgoda na wykorzystanie wizerunku lub na udostępnienie danych na stronie
internetowej, nie powinna być obowiązkowa, a niewyrażenie tych
zgód, nie może mieć wpływu na możliwość udziału w konkursie.