Konkurs międzyszkolny – o czym należy pamiętać

Placówka będąca organizatorem konkursów międzyszkolnych, powinna odpowiednio zadbać o ochronę danych osobowych, zarówno uczestników, jak i ich opiekunów oraz nauczycieli. Poniższe zalecenia,
dotyczą każdej placówki, która kieruje konkurs do uczniów (podopiecznych / słuchaczy) spoza swojej organizacji, czyli zbiera zgłoszenia osób z zewnątrz.

ORGANIZATOR KONKURSU POWINIEN
PAMIĘTAĆ O:
A. ZEBRANIU ODPOWIEDNICH ZGÓD.
B. PRZEKAZANIU KLAUZULI INFORMACYJNEJ.
C. UREGULOWANIU PRZETWARZANIA DANYCH
PRZEZ INNE PLACÓWKI.
D. NADANIU UPOWAŻNIEŃ.

A. ODPOWIEDNIO SFORMUŁOWANA ZGODA
Pamiętajmy, aby zadbać o następujące zgody:
• Na przetwarzanie danych osobowych uczestnika – w celu wzięcia udziału w konkursie.
• Wykorzystanie wizerunku – zarówno uczestników, jak
i ich nauczycieli i opiekunów – jeśli chcemy umieszczać zdjęcia z przebiegu konkursu lub jego laureatów na stronie internetowej lub mediach społecznościowych.
• Na umieszczenie danych takich jak imię i nazwisko, klasa, wiek oraz miejsce zajęte w klasyfikacji konkursu na stronie internetowej organizatora – jeśli chcemy takie informacje zamieścić w Internecie.

B. KLAUZULA INFORMACYJNA
Każdy konkurs wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych – nie tylko uczestników, ale także rodziców (opiekunów prawnych), w przypadku niepełnoletnich dzieci oraz nauczycieli. Każda z tych osób, powinna zostać poinformowana o tym, w jaki sposób przetwarzane będą jej dane.
Jak optymalnie przekazać klauzulę informacyjną?
• Pełna klauzula, powinna być dostępna na stronie internetowej i w sekretariacie organizatora. Najlepiej, jeśli klauzula ta, stanowi załącznik do regulaminu konkursu.
• Skróconą klauzulę informacyjną – najlepiej umieścić na formularzach (przykładowo w stopce dokumentu). Niemniej, aby wspomniane rozwiązanie było skuteczne, musimy pamiętać o tym, by klauzula w wersji pełnej, była łatwo dostępna – patrz punkt wyżej.

C. REGULACJA SPOSOBU PRZETWARZANIA
DANYCH POMIĘDZY PLACÓWKAMI
Jeśli zgłoszenia uczestników dokonywane są poprzez inne placówki, należy uregulować sposób, w jaki będą one przetwarzać dane osobowe. Pamiętajmy, że placówki te, zbierają dane osobowe w imieniu organizatora, na przygotowanych przez niego formularzach. W takim przypadku, niezbędne jest wskazanie przynajmniej ogólnych reguł takiego przetwarzania, już w ramach regulaminu konkursu. Docelowo szczegółowe
uregulowanie sposobu przetwarzania, powinno nastąpić przy użyciu umowy powierzenia, bądź innego instrumentu prawnego, jakim może być regulamin przetwarzania.
Jeśli uczestnicy samodzielnie i bezpośrednio zgłaszają się do nas – nie ma konieczności, aby dodatkowo regulować te zasady (nikt bowiem nie pośredniczy w przekazywaniu wypełnionych zgód i zgłoszeń).

D. UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA
DANYCH OSOBOWYCH
Jeśli w komisji konkursowej znajdują się osoby spoza placówki (nie będące pracownikiem organizatora konkursu), przykładowo przedstawiciel sponsora lub organizacji wspierającej konkurs merytorycznie, to w takim przypadku, osobom tym należy nadać stosowne Jedyną niezbędną zgodą jest upoważnienie.

Jedyną niezbędną zgodą jest zgoda na udział w konkursie i na przetwarzanie danych osobowych, w celu jego realizacji. Zgoda na wykorzystanie wizerunku lub na udostępnienie danych na stronie
internetowej, nie powinna być obowiązkowa, a niewyrażenie tych
zgód, nie może mieć wpływu na możliwość udziału w konkursie.