Przetwarzanie danych osobowych ucznia w procesie nauki zdalnej

Nauka zdalna stawia przed systemem oświaty nowe wyzwania, zarówno w zakresie formy jej prowadzenia, wykorzystywanych narzędzi, jak i weryfikacji pracy uczniów. Pamiętajmy jednak, że ta nadzwyczajna sytuacja nie zwalnia placówek z przestrzegania zasad ochrony danych osobowych.

Podstawy przetwarzania danych uczniów przy wykorzystaniu metod kształcenia na odległość

Wynikiem obecnej sytuacji oraz obowiązku prowadzenia nauki w trybie zdalnym, jest poszukiwanie przez jednostki oświatowe nowych sposobów komunikacji pomiędzy nauczycielami, a uczniami. Wymaga to wykorzystania nowych narzędzi – takich jak platformy, aplikacje czy portale społecznościowe. Bardzo często konieczne jest założenie każdemu z uczniów indywidulanego konta w wybranym programie, czy aplikacji co wiąże się z przekazywaniem danych osobowych. W związku z tym, może pojawić się pytanie, czy szkoła powinna uzyskać zgodę rodziców na takie przetwarzanie. Warto pamiętać, że placówka przetwarza dane osobowe wykonując zadania realizowane w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit e RODO), do których należy świadczenie usług edukacyjnych i opiekuńczo – wychowawczych.

Dlatego też, zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie znajdzie tutaj zastosowania – ponieważ świadczenie tych usług nie ma charakteru dobrowolnego, a obowiązkowy. Obowiązek realizowania zadań jednostek z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość, lub w inny odpowiedni sposób, został uregulowany w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 marca 2020 r. w sprawie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19.

Wybór stosowanych narzędzi powinien być jednak rozsądny – należy przeanalizować transparentność wybranych aplikacji oraz, w miarę możliwości, korzystać z jak najmniejszej ich ilości tak, aby nie mnożyć kont zakładanych uczniom, a dane udostępniać jak najmniejszej liczbie podmiotów.

Pamiętajmy, że przetwarzanie danych osobowych uczniów na podstawie interesu publicznego obejmuje tylko te dane, które są niezbędne do osiągnięcia tego celu. Przykładowo do założenia konta i skutecznego kontaktowania się z uczniem wystarczy jego imię, nazwisko oraz klasa – wizerunek będzie stanowił dane nadmiarowe. Co nie znaczy, że szkoła w ogóle nie może go wykorzystywać.

Wizerunek ucznia – czy potrzebna jest zgoda?

O ile zadania z matematyki, czy biologii łatwo sprawdzić na podstawie przesłanych przez uczniów rozwiązań zadań, o tyle niełatwa jest weryfikacja zadań plastycznych, technicznych, czy tez wykonania ćwiczeń w ramach domowych zajęć z wychowania fizycznego. Wyzwaniem jest również utrzymanie poczucia wspólnoty uczniów i nauczycieli.

Rozwiązaniem tej sytuacji stało się dokumentowanie pracy uczniów przez rodziców za pomocą zdjęć, które następnie przesyłane są do nauczycieli – często znajdują się na nich również sami uczniowie. Czynność przesyłania fotografii nie budzi zastrzeżeń (jest to udokumentowanie zrealizowanych zadań), jednak zdarza się, że zostają one umieszczone na stronie internetowej szkoły lub na profilu na portalu Facebook. Pamiętajmy jednak, że przetwarzanie wizerunku na publicznych stronach nie jest niezbędne do osiągnięcia celu, jakim jest edukacja w trybie zdalnym. Dlatego też, takie przetwarzanie nie znajdzie oparcia w realizacji interesu publicznego i w tym przypadku niezbędna będzie zgoda rodzica na wykorzystanie wizerunku.

Nauczyciel zamieszczający fotografie powinien zatem zweryfikować, czy i w jakim zakresie została ona wyrażona. Zgoda ta powinna wskazywać w swej treści na jakich stronach lub portalach szkoła może zamieścić wizerunek. Dlatego też, jeśli w ramach nauki zdalnej placówka zaczęła korzystać z nowego narzędzia np. założyła fanpage na wspomnianym już portalu Facebook i zamierza zamieszczać tam zdjęcia uczniów – niezbędne będzie wcześniejsze zebranie zgód na takie przetwarzanie.

Podobnie – jeśli na fotografii znajduje się rodzic dziecka – takie wykorzystanie wizerunku będzie wymagało jego zgody.

Mając na uwadze, że zebranie zgody w formie pisemnej w obecnych warunkach jest w praktyce niemożliwe, dopuszczalne i wskazane jest zbieranie zgód za pośrednictwem komunikacji elektronicznej (e-mail, dziennik elektroniczny). Zgoda taka może mieć charakter jednorazowy („Czy mogę zamieścić zdjęcie Piotrka z lekcji WF-u na naszym profilu na Facebook’u?”), jak też może mieć charakter ogólny (na wszystkie tego rodzaju działania). W przypadku zgody ogólnej sugerujemy wykorzystać wzór zgody opracowany przez Inspektora Ochrony Danych (poprzez przeklejenie jej treści odpowiednio do wiadomości e-mai / dziennika elektronicznego z prośbą o potwierdzenie przez rodziców).

Podsumowanie

Pamiętajmy, że przetwarzanie danych osobowych przez placówkę odbywa się w celu realizacji procesu nauki zdalnej – realizacji interesu publicznego (art. 6 ust.1 lit e RODO). Niemniej, placówka powinna przetwarzać tylko te dane które są niezbędne do tego celu – zgodnie z zasadą minimalizacji.

Natomiast przetwarzanie wizerunku w celu jego wykorzystania w mediach społecznościowych lub na stronie internetowej nie jest konieczne do realizacji tego celu i musi być oparte na zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która swym zakresem obejmuje stronę internetową, portal lub platformę, na której placówka zamierza umieścić zdjęcia.