Placówki oświatowe: Ochrona danych osobowych uczniów i nauczycieli w szkołach. [odpowiedzi na częste pytania]

Czy mogę żądać od rodzica podpisania zgody na publikacje wizerunku ucznia na stronie www?

Nie. Zgoda musi zawsze zostać wyrażona dobrowolnie i rodzic nie ma obowiązku godzenia się na publikacje wizerunku dziecka w Internecie. 

Kiedy należy przestawić kandydatom do pracy oraz przyszły uczniom klauzulę informacyjną? 

Dokument stanowiący zasady przetwarzania danych osobowych należy przedstawić w momencie uzyskiwania danych osobowych od kandydatów czy uczniów. Jednakże, jeżeli w danym momencie jest to niewykonalne, należy tego dokonać przy pierwszej możliwej okazji. 

Skąd mam wiedzieć jakie dane osobowe mogę zbierać w związku z ubieganiem się o przyjęcie dziecka do placówki? 

Art. 150 i 151 Prawa oświatowego wskazuje wprost na treść wniosku i niezbędne załączniki, oraz na treść zgłoszenia o przyjęcie dziecka do placówki. Dokumenty zawierają szczegółowe wytyczne odnośnie zbieranych danych osobowych. 

Czy mogę przygotować ogólny wzór zgody na publikacje wizerunku dziecka obejmujący wszystkie działania promocyjne placówki? 

Nie. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi odnosić się osobno do każdego rodzaju operacji przetwarzania, w tym także do rozpowszechniania wizerunku utrwalonego przy użyciu urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk na konkretnych polach eksploatacji. 

Czy pielęgniarka szkolna jest procesorem danych osobowych i muszę podpisać umowę powierzenia? 

Jeżeli pielęgniarka szkolna nie jest zatrudniona w placówce na umowę o prace, to staje się odrębnym administratorem danych osobowych, ponieważ jej celem jest świadczenie usług pielęgnacyjnych, diagnostycznych, leczniczych i rehabilitacyjnych w placówce czyli posiada odrębny cel przetwarzania danych osobowych niż szkoła. 

Czy na placówki oświatowe nałożony został obwiązek prowadzenia rejestru wejść i wyjść? 

Nie. Prawo oświatowe nie nakłada na placówki obowiązku prowadzenia takiej ewidencji, jednakże może to prowadzić do zwiększenia bezpieczeństwa osób przebywających na jej terenie oraz przetwarzanych w placówce danych osobowych. 

Czy zapisanie listy uczniów na nośniku przenośnym typu pendrive stanowi przetwarzanie danych osobowych? 

Tak. Takie przetwarzanie danych nazywa się utrwalaniem.

Czy biuro podróży, któremu przekazuję dane osobowe w celu przygotowania i realizacji wycieczki uczniów jest administratorem danych dzieci? 

Nie, jeżeli operator turystyczny organizuje wyłącznie na zlecenie placówki konkretną, dedykowaną wycieczkę, np. do Poznania. Staje się on wówczas podmiotem przetwarzającym. 

Czy placówka może wywiesić na terenie stołówki listę dzieci posiadających preferencyjne warunki żywnościowe? 

Nie. Lista nie może zostać wywieszona w miejscu ogólnie dostępnym, gdyż zawiera informacje odnoszące się do stanu zdrowia, czyli do danych wrażliwych uczniów. Dokument powinien na przykład znajdować się w szafce zamykanej na klucz, a dostęp do niego powinny mieć tylko osoby przygotowujące lub wydające posiłki. 

Czy mogę umieszczać prace dzieci biorących udział w konkursie wraz z ich imieniem i nazwiskiem w holu szkoły? 

Tak. Czynność ta mieści się w ramach wykonywania misji edukacyjnej placówki, mająca za zadanie wyróżnienie uczniów za szczególne osiągnięcia
czy integrowanie dzieci ze społecznością szkolna. 

Czy umieszczenie zdjęć dzieci z zawodów szkolnych na stronie www mieści się w ramach sprawowania władzy publicznej? 

Nie. Misją szkoły  nie jest promowanie placówki na stronach www czy w portalach społecznościowych typu Facebook, YouTube, Instagram. Na takie działania za każdym razem potrzebna jest odrębna zgoda. 

Czy rodzic ma prawo zgłosić sprzeciw przeciwko publicznemu wyczytywaniu imienia
i nazwiska dziecka na uroczystościach szkolnych w związku z jego wybitnymi osiągnięciami? 

Tak. Rodzicowi przysługuje prawo do złożenia sprzeciwu, jednakże zostanie ono uwzględnione tylko w momencie, gdy rodzic wykaże, że taka praktyka godzi w dobro ucznia z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją. 

Czy na formularzu przyjęcia dziecka do placówki uzyskać muszę zgodę rodziców na przetwarzanie danych osobowych ucznia? 

Nie. Zgoda nie jest właściwą podstawą prawną w tym przypadku, lecz wykonywanie zadania publicznego przez placówkę.  

Czy każdy opiekun prawny dziecka uzyskać musi klauzulę informacyjną związaną z rekrutacją dziecka do placówki? 

Tak. Taki obowiązek nakłada na szkołę art. 13 RODO.

Czy placówka musi przekazać klauzulę informacyjną także osobom upoważnionym przez rodziców do odbioru dziecka ze świetlicy? 

Tak. Na podstawie art. 14 RODO placówka musi zadbać, by każda z tych osób otrzymała dokument stanowiący zasady przetwarzania ich danych osobowych.

Czy mam prawo zbierać od osób upoważnionych do odbiory dziecka w placówce numeru PESEL lub ich adresu zamieszkania?

Zasadniczo nie. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych zbieramy tylko informacje najbardziej niezbędne. Placówka musiałaby zatem wykazać uzasadniony interes, aby pobierać numer PESEL czy adres zamieszkania od tych osób. 

Czy wychowawca klasy może zbierać od rodziców dzieci ich numery telefonu oraz adresy e-mail w celach kontaktowych? 

Tak. W tym przypadku zasada minimalizacji danych nie znajduje zastosowania, ponieważ nauczyciel musi posiadać dane kontaktowe
do rodziców dzieci.  Może jednak zdarzyć się, że rodzic chce podać jedynie numer telefonu kontaktowego, do czego ma prawo. 

Jeden z nauczycieli złożył wniosek o przyznanie dofinansowania do wypoczynku wakacyjnego. Czy otrzymać powinien on klauzulę informacyjną związaną z korzystaniem z ZFŚS?

Nie, ponieważ pracownik w momencie podejmowania stosunku pracy otrzymał już klauzulę informacyjną związaną z rekrutacją i zatrudnieniem, w której przestawiona była informacja o przetwarzaniu jego danych osobowych przez szkołę w związku z korzystaniem z ZFŚS. 

Czy monitoring wizyjny może znajdować się w przebieralni uczniów? 

Zasadniczo nie, chyba że jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i uczniów. Jednakże fakt ten musi zostać uzgodniony z Radą Rodziców, Radą Pedagogiczną, Samorządem Uczniowskim oraz z Organem Nadzoru. 

Czy szkoła musi zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych z innymi szkołami w momencie, gdy prosi je o zbieranie w swoim imieniu zgód na publikację wizerunku uczniów utrwalonych na zdjęciach z przeprowadzonego konkursu? 

Tak. W tym przypadku placówka zbiera zgody na polecenie organizatora konkursu, zatem występuje w roli procesora i należy zawrzeć z podmiotem umowę powierzenia. 

Photo by Aaron Burden on Unsplash