Klauzula informacyjna jednostki samorządowej [case study]

Problem:

Klient samorządowy, z uwagi na specyfikę swojej działalności, w głównej mierze przy realizacji swoich zadań, wykorzystuje formularze. W codziennej pracy ilość dokumentów jest znacząca, co powoduje, że jednostki niejednokrotnie borykają się z problemem ich przechowywania, a następnie archiwizacji. Klient stanął przed problemem zwiększenia tej ilości, z uwagi na konieczność realizacji obowiązku informacyjnego w formie rozbudowanej klauzuli informacyjnej. Bez wątpienia element ten wymagał zaadresowania i wsparcia z naszej strony.

Rozwiązanie:

Uprościliśmy cały proces poprzez uzupełnienie formularzy i innych pism (wychodzących) o skróconą wersję klauzuli informacyjnej (obejmującą nazwę i siedzibę administratora, dane IODO, jak również informację dotyczącą dostępności klauzuli – sekretariat oraz link do strony www, na której zasady przetwarzania danych są dostępne w pełnej wersji). Dzięki temu klient realizuje obowiązki wynikające z RODO, bez ryzyka ich pominięcia (niezałączenia klauzuli w formie odrębnego dokumentu), jak również znacząco zmniejszył ilość wytwarzanych dokumentów.