Jak długo publikować dane uczniów na stronie internetowej?

W dzisiejszych czasach posiadanie przez placówkę oświatową strony internetowej to praktycznie standard. Strona służy do udzielania informacji, do prowadzenia komunikacji z uczniami i rodzicami, do promowania działalności placówki oraz sukcesów jej uczniów. Nierzadko strona internetowa szkoły stanowi elektroniczny odpowiednik kroniki szkolnej, w której przechowywane są zdjęcia czy artykuły z lat poprzednich. Publikacja takich materiałów, wiąże się jednak z koniecznością ich weryfikacji. Nasuwa się zatem pytanie, jak długo można publikować dane uczniów na stronie internetowej? Poniżej przedstawiamy Państwu odpowiedzi.

Na wstępie należy zaznaczyć, że przepisy prawa nie mówią jednoznacznie, jak długo możemy publikować dane (zwłaszcza wizerunek) uczniów na stronie internetowej. Oznacza to, że odpowiedzi musimy udzielić sobie sami w oparciu o zasady wynikające z RODO. Przede wszystkim musimy spełnić dwa warunki: posiadać ważną (aktualną) podstawę przetwarzania danych oraz kierować się zasadą ograniczenia przechowywania danych.

1. Podstawa przetwarzania

Publikacja wizerunku ucznia, możliwa jest dopiero po pobraniu zgody od jego rodziców (lub samego ucznia, gdy jest osobą pełnoletnią). Taka zgoda jest najbardziej adekwatną podstawą prawną, ponieważ prowadzenie strony internetowej (i zamieszczanie na niej materiałów) nie jest ani uprawnieniem, ani obowiązkiem placówki oświatowej. Krótko mówiąc, przepisy prawa ani nie zobowiązują, ani nie zabraniają placówce stworzyć strony. Co do zasady, nie możemy więc oprzeć publikowania danych uczniów o przepis prawa, ani o działanie w interesie publicznym (w tym drugim przypadku, sytuacja przedstawia się nieco odmiennie w przypadku kadry pedagogicznej).

2. Ograniczenie przechowywania danych

Dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Jeśli więc przy przyjmowaniu nowych uczniów do szkoły, zbieramy od ich rodziców zgody na publikację wizerunku na stronie, to powinniśmy przyjąć, że zgoda obowiązuje do momentu jej odwołania i nie dłużej niż przez okres, niezbędny do realizacji celu w postaci, np. zamieszczania wiadomości o bieżących wydarzeniach (a w przypadku np. ukończenia edukacji w placówce przez danego ucznia, należy zastanowić się, czy dalsza publikacja danych, nadal służy do spełnienia przyjętego przez placówkę celu).

Często zadawane pytania

Czy w takim razie dane uczniów mogą być publikowane na stronie w nieskończoność?

Nie. Już na etapie pozyskiwania zgody powinniśmy wiedzieć, jak długo chcemy przetwarzać dane osobowe. Możemy na przykład wewnętrznie ustalić, że zakładka „Aktualności” (również „Galeria” czy „Archiwum”) nie zawiera wpisów starszych niż 3-4 lata. Nie trzeba tego robić w żaden oficjalny sposób (dyrektor nie musi w tym celu wydawać zarządzenia). Najważniejsze, by każda osoba zaangażowana w tworzenie strony wiedziała, jakie zasady zostały przyjęte.

Nasza szkoła ma kilkuletnią tradycję chwalenia się osiągnięciami uczniów – niektóre informacje o naszych sportowcach lub laureatach olimpiad tematycznych sięgają daleko wstecz (8-10 lat). Czy musimy teraz usunąć zakładkę z wybitnymi uczniami i zrezygnować z naszego dorobku?

To zależy. Jeśli przed wejściem RODO do stosowania (czyli przed 25 maja 2018 roku) nie zbieraliśmy zgód od uczniów, mamy dwa wyjścia: skontaktować się z absolwentami, w celu uzyskania od nich zgody na dalszą publikację danych lub, jeżeli nie jest to możliwe, dopiero wtedy usunąć ich dane. Nie możemy przetwarzać danych bezpodstawnie – czyli nie możemy publikować wizerunku lub innych danych uczniów bez ich zgody (lub zgody ich rodziców).

W takim razie chcemy rozpocząć „kolekcjonowanie” sukcesów uczniów od nowa (tzn. odkąd obowiązuje RODO). Czy zgoda, którą zbieramy od każdego nowego ucznia wystarczy, by przez kolejne 5-10 lat publikować informacje o jego wybitnych osiągnięciach?

Rekomendujemy zbieranie osobnej zgody od konkretnych uczniów. Jeżeli chcemy utworzyć specjalną zakładkę lub listę wybitnych uczniów, tak naprawdę tworzymy nowy cel przetwarzania ich danych. Ten cel nie polega już na raportowaniu bieżących wydarzeń, lecz długofalowym promowaniu działalności (jakości nauczania, tradycji) szkoły. Dlatego też uczniowie udzielający zgody powinni mieć świadomość, do czego informacje o nich będą wykorzystywane i przez jaki czas.