Czy przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników może służyć celowi, jakim jest ewidencja czasu pracy?

Dane biometryczne są to dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego i dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej w taki sposób, że umożliwiają jednoznaczną identyfikację tej osoby. 

Przykładem są odciski palców, o ile administrator jest w stanie połączyć je z konkretną osobą – czyli dysponuje technologią, która mu to umożliwia np. czytnikiem linii papilarnych. Dane biometryczne są danymi szczególnej kategorii (danymi wrażliwymi) i podlegają szczególnej ochronie, a ich przetwarzanie musi znajdować oparcie w przepisach prawa 

W dniu 11 maja br. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zajął jednoznaczne stanowisko, zgodnie z którym przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników nie może służyć celowi, jakim jest ewidencja czasu pracy. PUODO natomiast wskazał, iż przepisy prawa pracy nie dają podstawy prawnej do takiego przetwarzania. Zgodnie bowiem z art. 22¹ᵇ Kodeksu pracy pracodawca może przetwarzać dane biometryczne: 

• za zgodą pracownika i wyłącznie, gdy ich przekazanie następuje z jego inicjatywy, 
• wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. 

Jako że ewidencjonowanie czasu pracy nie spełnia powyższych przesłanek – przetwarzanie takie należy uznać za niezgodne z RODO. 

Uwaga: zgoda pracownika nie jest w tym przypadku wystarczającą podstawą prawną. Po pierwsze, jak wskazuje PUODO, zgoda nie powinna stanowić podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych w relacji pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem, ponieważ rzutuje to na dobrowolność jej wyrażenia. Po drugie zaś, przetwarzanie danych wrażliwych na podstawie zgody musi nastąpić z inicjatywy pracownika, a wprowadzenie danego systemu ewidencjonowania czasu pracy jest odgórną decyzją pracodawcy. 

Jakich narzędzi używać 

Pracodawca może wybrać spośród dostępnych narzędzi, takich jak listy obecności prowadzone w formie papierowej, karty magnetyczne lub programy i aplikacje komputerowe.