Niezbędne dane kandydatów w toku rekrutacji do placówek oświatowych

Rekrutacja do placówek oświatowych zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej , jest w toku, bądź niebawem się rozpocznie. Warto przypomnieć kilka podstawowych zasad, o których należy pamiętać podczas gromadzenia danych osobowych kandydatów oraz ich rodziców bądź innych opiekunów prawnych.

Jakie dane mogę zbierać?

Zakres danych osobowych, jakie mogą być pobierane przez placówki oświatowe w toku rekrutacji został wyraźnie sprecyzowany w przepisach prawa oświatowego. Wśród tych danych wyszczególnione zostały dane osobowe ucznia oraz jego rodziców albo innych opiekunów prawnych. I tak, pobiera się:

• w przypadku kandydata niepełnoletniego: imię, nazwisko, datę urodzenia oraz numer PESEL, a w przypadku jego braku serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, imiona i nazwiska rodziców, adres miejsca zamieszkania rodziców i kandydata, adres poczty elektronicznej i numery telefonów rodziców kandydata – o ile je posiadają.
• w przypadku kandydata pełnoletniego: imię, nazwisko, datę urodzenia oraz numer PESEL, a w przypadku jego braku serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, imiona rodziców, adres miejsca zamieszkania kandydata; adres poczty elektronicznej i numer telefonu kandydata – o ile je posiada.

Do wniosków należy dołączyć także inne dokumenty wymagane przepisami prawa oświatowego, jak np. oświadczenia o samotnym wychowywaniu dziecka, czy wyrok sądu rodzinnego orzekającego rozwód lub separację. 

Czy mogę zbierać dane identyfikacyjne opiekunów prawnych? 

Zbieranie przez placówki oświatowe numeru PESEL czy serii i numeru dowodu osobistego rodziców kandydata nie zostało ujęte w przepisach prawa oświatowego, jako niezbędne działanie w procesie rekrutacji. Pobieranie tych danych nie będzie zatem zgodne z prawem. Działanie takie będzie stanowić naruszenie przepisów prawa oświatowego oraz zasady minimalizacji, legalizmu oraz proporcjonalności, wyrażonych w art. 5 RODO. Nie zależy zatem pobierać od rodziców ich numeru PESEL czy serii i numeru dowodu osobistego.

Jak długo można przetwarzać dane osobowe zgromadzone w toku rekrutacji?

Okres przechowywania danych osobowych zależny jest od wyniku postępowania rekrutacyjnego. Sposób postępowania w przypadku kandydatów przyjętych jest odmienny niż wobec tych, którzy negatywnie przeszli rekrutację. Poniżej rozróżnienie okresu przechowywania danych wobec:

• kandydata przyjętego: dane osobowe przechowujemy nie dłużej niż przez okres, w który uczeń uczęszcza do placówki.
• kandydata nieprzyjętego: dane osobowe przechowujemy przez rok, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora  wniesiona została skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

A co z publikacją wyników rekrutacji?

Wyniki postępowania rekrutacyjnego podaje się do publicznej wiadomości. Lista osób zakwalifikowanych, zawierająca imię i nazwisko kandydata, posegregowana alfabetycznie, zawierać musi także minimalną liczbę punktów, która uprawnia do przyjęcia do placówki.

Zgodnie z przepisami prawa oświatowego listę, o której mowa powyżej, podaje się do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie w siedzibie placówki oświatowej, w widocznym miejscu.

Obecnie dopuszczalne jest również publikowanie wyników rekrutacji na stronie internetowej placówki z uwagi na wyjątkową sytuację w kraju (zgodnie z nowymi przepisami wydanymi na podstawie przepisów specustawy dotyczącej koronawirusa).

Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Zgodnie z wytycznymi UODO nie jest dopuszczalne podanie do publicznej wiadomości wyników rekrutacji za pośrednictwem kont na portalach społecznościowych czy fanpage’ach placówki.

Zamieszczanie danych osobowych w internecie wiąże się z ryzykiem, które należałoby oszacować dokonując jego analizy. Podczas publikowania list uczniów należy kierować się zasadą minimalizacji, jak również ograniczenia przechowywania danych osobowych, wyrażonych w RODO.

Z uwagi na powyższe, Urząd rekomenduje by dyrektorzy informowali kandydatów indywidualnie o wynikach rekrutacji, korzystając ze środków komunikacji elektronicznej.

Po zakończeniu czasowego ograniczenia funkcjonowania placówek oświatowych należy usunąć listy kandydatów ze strony internetowej i pozostawić jedynie na tablicy ogłoszeń na terenie placówki.

Czy posiadam jeszcze inne obowiązki?

Rekrutacja do placówki oświatowej wiąże się także z koniecznością spełnienia obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane gromadzimy, co wynika z art. 13 oraz 14 RODO. Dokonać można tego za pomocą klauzuli informacyjnej umieszczonej na wniosku do placówki lub przekazując rodzicom czy pełnoletnim kandydatom klauzuli jako odrębnego dokumentu. Może to być pełna treść klauzuli informacyjnej lub odpowiednio skrócona wersja, przy czym kompletny dokument należy umieścić na stronie internetowej i wywiesić na terenie placówki. Należy również pamiętać, że w przypadku ewentualnej kontroli ze strony organu nadzoru, placówka powinna być w stanie wykazać spełnienie obowiązku informacyjnego na gruncie RODO. Rozliczyć się ze swoich działań można przykładowo poprzez przedstawienie klauzuli informacyjnej, opatrzonej podpisem rodzica czy innego opiekuna prawnego.

Podstawa prawna

Zgodnie z ustawą z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, rodzice albo inni opiekunowie prawni składają do dyrektorów wniosek o przyjęcie ich dziecka do wybranej placówki oświatowej. Treść wniosku wraz z rodzajem załączników uregulowana została w art. 150 i 151 przywołanej ustawy. Co istotne – pozyskiwanie danych nie będzie następować na podstawie zgody, lecz z uwagi na uregulowane ich zakresu w przepisach prawa (art. 150 ust. 1) – na potrzeby realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (placówce oświatowej).