W kontekście ochrony danych osobowych często pojawia się pojęcie procesu przetwarzania. RODO definiuje „przetwarzanie” jako operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany (…).  Szukając  definicji „procesu” warto sięgnąć do normy ISO 27000, która definiuje go jako: „zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które przekształcają wejścia w wyjścia”.

Rezultatem (wyjściem) procesu przetwarzania danych osobowych jest osiągnięcie celu przetwarzania. Informacjami wejściowymi są natomiast dane osobowe. Zmiennymi, które kształtują ten proces, oprócz danych wejścia i wyjścia jest między innymi kategoria podmiotów, których dane dotyczą; sposób przetwarzania – w szczególności użyta technologia; zakres i zasięg przetwarzania, podmioty zaangażowane oraz otoczenie prawne.

Otoczenie prawne procesu

Myśląc o ochronie danych osobowych w organizacji należy brać pod uwagę nie tylko przepisy RODO oraz krajowych ustaw dotyczących ochrony danych osobowych, ale także inne obowiązujące akty prawne.

Jako przykład posłużyć może proces rekrutacji. Zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać od kandydatów jest wskazany wprost przepisami Kodeksu pracy (art. 22¹ k.p.). Planując więc ten proces, należy zaimplementować do niego ograniczenia, które narzucił na administratora ustawodawca. Oczywiście, kandydaci bardzo często podają dane, które wychodzą poza ten katalog – w takim przypadku jednak robią to z własnej inicjatywy, a przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. Po zakończeniu rekrutacji i wyborze pracownika, pracodawca rozpoczyna nowy proces przetwarzania danych, jakim jest zatrudnienie. Po raz kolejny proces ten powinien zostać „dopasowany” do przepisów prawa (przykładowo w zakresie 10. letniego okresu przechowywania teczek osobowych). Dlatego też ważne jest zaplanowanie procesu niejako „z góry”.

Planowanie i budowa procesu

Zasady planowania i budowy procesu przetwarzania danych osobowych wynikają z Rozporządzenia – w szczególności administrator powinien kierować się ujętymi w art. 5 RODO zasadami: rzetelności, przejrzystości, minimalizacji, prawidłowości, integralności i poufności oraz zgodności z prawem, ograniczenia celu i ograniczenia przechowywania danych. Zasady te są równoważne – oznacza to, że administrator nie może dowolnie wybrać, które z nich będą miały zastosowanie do danego procesu. Budując proces należy również uwzględnić wskazane z art. 25 RODO privacy by design oraz privacy by default (ochrona danych w fazie projektowania oraz domyślna ochrona danych).

W praktyce dane wejścia bardzo często będą służyć różnym celom, a więc będą przetwarzane w kilku procesach. Przykładem jest zawieranie umowy pomiędzy stronami (np. umowa sprzedaży w sklepie internetowym). Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby zawarcia lub realizacji umowy znajduje podstawę prawną w art. 6 ust. 1 lit b RODO. Jednak  administrator może zdecydować o przetwarzaniu pozyskanych danych również na potrzeby marketingu własnych produktów, w oparciu o swój prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust 1 lit f RODO). O takiej decyzji należy jednak poinformować podmiot danych w treści klauzuli informacyjnej. 

Istotną cechą procesu przetwarzania danych osobowych jest jego zmienność. Procesy zmieniają się wraz z rozwojem organizacji, co często umyka uwadze administratorów. Wdrożenie nowej technologii w firmie, wymiana sprzętu IT, korzystanie z nowego rodzaju usług, a czasem także zmiany personalne wpływają na sposób przetwarzania danych, a co za tym idzie, zmieniają się elementy procesu – pomimo, że dane wejścia i wyjścia pozostają niezmienne. Wracając ponownie do procesu rekrutacji – zmiana sposobu zbierania CV od kandydatów (np. rezygnacja z przesyłania CV na adres e-mail pracodawcy na rzecz korzystania z dedykowanej aplikacji, która zapisuje dane w chmurze) będzie istotną zmianą procesu przetwarzania i powinna znaleźć swoje odbicie w analizie ryzyka (lub konieczności przeprowadzenia DPIA). W pewnych przypadkach zmiana taka pociągnie za sobą konieczność spełnienia na nowo (aktualizacji) obowiązku informacyjnego.

Rola klauzuli informacyjnej w procesie przetwarzania danych

Administrowanie danymi osobowymi wiąże się z obowiązkiem przekazania podmiotom danych informacji na temat dokonywanego procesu przetwarzania –  jej minimalny zakres określają art. 13 i 14 RODO. Klauzula informacyjna jest więc swoistą „metryczką” procesu przetwarzania dla osób, których dane dotyczą. Na jej podstawie osoba ta, powinna być w stanie podjąć świadomą decyzję dotyczącą przekazania administratorowi swoich danych osobowych oraz wiedzieć, jakie prawa jej w związku z tym przetwarzaniem przysługują i jak je egzekwować.

Ponowne spełnianie (aktualizacja) obowiązku informacyjnego

Wspomniane zmiany procesu mogą powodować zmianę treści i zakresu klauzuli informacyjnej, co pociąga za sobą konieczność powtórnego spełnienia obowiązku informacyjnego. Konieczność tą zawsze trzeba zbadać pod kątem przesłanek art. 13 i 14 RODO oraz wpływu zmiany procesu na prawa i wolności osób, których dane są przetwarzane w ramach procesu.

Przykładowo – jeśli administrator wykorzystuje rozwiązanie chmurowe i w związku z tym, przesyła dane do państwa trzeciego, jakim są Stany Zjednoczone i zawarł tę informację w klauzuli informacyjnej, to sama zmiana dostawcy oprogramowania w ramach tego państwa trzeciego nie wpłynie na aktualizację obowiązku informacyjnego. Wynika to między innymi z tego, iż po pierwsze w myśl art. 13 i 14 RODO administrator nie ma konieczności wskazywać jakim konkretnym podmiotom dane będą udostępniane – istotną informacją dla podmiotu danych jest natomiast sam fakt przesyłania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy do konkretnego państwa oraz informacja na temat poziomu ochrony danych osobowych na jego terytorium. Po drugie zaś, zmiana ta nie powinna wpływać na prawa i wolności podmiotów danych, bowiem każdy z tych dostawców powinien spełniać te same warunki dotyczące ochrony danych. W takim przypadku więc, obowiązek aktualizacji klauzuli informacyjnej zrodziłby się, gdyby nowy dostawca oprogramowania pochodził z innego państwa trzeciego.

Kolejnym przykładem, tym razem ilustrującym konieczność dokonania aktualizacji obowiązku informacyjnego jest sytuacja, w której administrator, w ramach rozwoju organizacji zaczyna korzystać z programu dokonującego profilowania klientów w sposób zautomatyzowany. W takim przypadku na gruncie art. 13 i 14 RODO administrator ma obowiązek poinformować o takim przetwarzaniu osobę, której dane dotyczą. Zmiana przetwarzania ma również istotny wspływ na prawa i wolności, osób których dane dotyczą – decyzja bowiem pozbawiona jest czynnika ludzkiego i oparta jedynie na zmiennych przetworzonych przez algorytm. Co więcej, w związku z profilowaniem, osobie która mu podlega, przysługują szersze uprawnienia wynikające z art. 22 RODO. Z analizy tego przypadku wynika, iż administrator powinien zaktualizować obowiązek informacyjny.

Podstawa prawna:

art. 5, 6, 13, 14, 22, 15 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

art. 22¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.