CORE CONSULTING

Tag: Firma

Jakie niszczarki są zgodne z RODO?

Odpowiadając krótko i konkretnie na pytanie, jakie niszczarki są zgodne z RODO wskazujemy:

Żaden przepis prawa ani wytyczne Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie precyzują jednoznacznie jaka niszczarka jest „zgodna z RODO”.

Nie budzi wątpliwości, że zgodna z RODO będzie niszczarka o standardzie minimum poziom P-4 wg normy DIN 66399 i w przypadku wątpliwości co najmniej taką niszczarkę rekomendujemy kupować.

Jeżeli do Twojej organizacji znajdują zastosowanie regulacje ustawy o ochronie informacji niejawnych, wówczas musisz rozważyć zakup niszczarek o wyższym poziomie, w tym niszczarek poziomu P-7 wg normy DIN 66399 (niszczenie dokumentów tajnych i ściśle tajnych).

Postępowanie w przypadku incydentu bezpieczeństwa

Incydent – sytuacja lub zdarzenie, które wiąże się z co najmniej jednym z następujących skutków:

  1. utrata dostępności danych osobowych. Może być stała a może być czasowa (np. zniszczenie dysku, który nie ma kopii zapasowej, kilkugodzinna utrata dostępu do bazy danych);
  2. utrata poufności wyciek danych osobowych (uzyskanie dostępu do danych osobowych przez osobę nieuprawnioną);
  3. utrata integralności danych (doszło do nieautoryzowanych zmian w danych, które np. skutkują brakiem możliwości stwierdzenia prawidłowości danych).

W przypadku podejrzenia wystąpienia incydentu przyjmuje się następujące reguły działania:

Krok 1 – pracownik, który stwierdzi ryzyko incydentu:

  • niezwłocznie zabezpiecza dane przed dalszym wyciekiem/zniszczeniem przy jednoczesnym zachowaniu danych dot. zdarzenia (tj. należy zabezpieczyć dane przed dalszym dostępem osób nieuprawnionych);
  • jednocześnie należy zachować informacje o tym jakie dane wyciekły, w celu umożliwienia działania w kolejnych krokach; przykładowo w przypadku włamania na serwer i wykradzenia danych, odłączamy serwer od Internetu ale nie kasujemy danych zawartych na serwerze – będą potrzebne do zidentyfikowania jaka była skala naruszenia i jakich danych naruszenie dotyczyło.

Krok 2 – pracownik, który stwierdził ryzyko incydentu, po wykonaniu działań z kroku 1 niezwłocznie informuje przełożonego oraz Inspektora Ochrony Danych o zdarzeniu.

Informacja powinna zawierać i opisywać wszelkie fakty związane z incydentem, w szczególności: kto dokonał naruszenia, jaka była przyczyna naruszenia, jakich konkretnie danych dotyczy naruszenie, ilu osób dotyczy (przynajmniej w przybliżeniu), jakich kategorii osób dotyczy (pracowników, uczniów, kontrahentów),  wzory bądź kopie dokumentów (np. załączniki do wiadomości e-mail).

Krok 3 – Inspektor Ochrony Danych we współpracy z Dyrekcją oraz osobą odpowiedzialną za systemy IT (o ile incydent wiąże się z obszarem IT) dokonują wtórnej weryfikacji bezpieczeństwa danych osobowych.

Krok 4 – w przypadku incydentu większej wagi zostaje powołana wewnętrzna Komisja w celu zbadania okoliczności sprawy i określenia jej przebiegu, przyczyn naruszenia, potencjalnych konsekwencji naruszenia.

Krok 5 – następuje podjęcie decyzji o konieczności zawiadomienia o naruszeniu:

  • Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO);
  • osób, których dane dotyczą.

Decyzje podejmuje Dyrekcja po zasięgnięciu opinii Inspektora Ochrony Danych.

*Krok 6 – w razie zapadnięcia decyzji o konieczności zgłoszenia naruszenia do PUODO Inspektor Ochrony Danych opracowuje zawiadomienie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o incydencie.

Krok 7 – opracowanie przez Inspektora Ochrony Danych Raportu ze zdarzenia – raport zawiera:

  1. wskazanie możliwych skutków dla osób, których danych dane dotyczą;
  2. wskazanie zaleceń, które powinny zostać wdrożone w celu uniknięcia podobnych naruszeń w przyszłości, w zakresie zabezpieczeń organizacyjnych, fizycznych lub technicznych oraz konsekwencji personalnych (jeżeli dotyczy).

Krok 8 – wpisanie incydentu do Rejestru naruszeń.

UWAGA: zawiadomienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o naruszeniach, które wiążą się z ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą powinno być dokonane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia. Nie są to „godziny robocze”, więc działania w tym obszarze powinny być podejmowane bez zbędnej zwłoki.

Czy przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników może służyć celowi, jakim jest ewidencja czasu pracy?

Dane biometryczne są to dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego i dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej w taki sposób, że umożliwiają jednoznaczną identyfikację tej osoby. 

Przykładem są odciski palców, o ile administrator jest w stanie połączyć je z konkretną osobą – czyli dysponuje technologią, która mu to umożliwia np. czytnikiem linii papilarnych. Dane biometryczne są danymi szczególnej kategorii (danymi wrażliwymi) i podlegają szczególnej ochronie, a ich przetwarzanie musi znajdować oparcie w przepisach prawa 

W dniu 11 maja br. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zajął jednoznaczne stanowisko, zgodnie z którym przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników nie może służyć celowi, jakim jest ewidencja czasu pracy. PUODO natomiast wskazał, iż przepisy prawa pracy nie dają podstawy prawnej do takiego przetwarzania. Zgodnie bowiem z art. 22¹ᵇ Kodeksu pracy pracodawca może przetwarzać dane biometryczne: 

  • za zgodą pracownika i wyłącznie, gdy ich przekazanie następuje z jego inicjatywy, 
  • wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. 

Jako że ewidencjonowanie czasu pracy nie spełnia powyższych przesłanek – przetwarzanie takie należy uznać za niezgodne z RODO. 

Uwaga: zgoda pracownika nie jest w tym przypadku wystarczającą podstawą prawną. Po pierwsze, jak wskazuje PUODO, zgoda nie powinna stanowić podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych w relacji pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem, ponieważ rzutuje to na dobrowolność jej wyrażenia. Po drugie zaś, przetwarzanie danych wrażliwych na podstawie zgody musi nastąpić z inicjatywy pracownika, a wprowadzenie danego systemu ewidencjonowania czasu pracy jest odgórną decyzją pracodawcy. 

Jakich narzędzi używać 

Pracodawca może wybrać spośród dostępnych narzędzi, takich jak listy obecności prowadzone w formie papierowej, karty magnetyczne lub programy i aplikacje komputerowe. 

Proces przetwarzania danych osobowych

W kontekście ochrony danych osobowych często pojawia się pojęcie procesu przetwarzania. RODO definiuje „przetwarzanie” jako operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany (…).  Szukając  definicji „procesu” warto sięgnąć do normy ISO 27000, która definiuje go jako: „zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które przekształcają wejścia w wyjścia”.

Rezultatem (wyjściem) procesu przetwarzania danych osobowych jest osiągnięcie celu przetwarzania. Informacjami wejściowymi są natomiast dane osobowe. Zmiennymi, które kształtują ten proces, oprócz danych wejścia i wyjścia jest między innymi kategoria podmiotów, których dane dotyczą; sposób przetwarzania – w szczególności użyta technologia; zakres i zasięg przetwarzania, podmioty zaangażowane oraz otoczenie prawne.

Otoczenie prawne procesu

Myśląc o ochronie danych osobowych w organizacji należy brać pod uwagę nie tylko przepisy RODO oraz krajowych ustaw dotyczących ochrony danych osobowych, ale także inne obowiązujące akty prawne.

Jako przykład posłużyć może proces rekrutacji. Zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać od kandydatów jest wskazany wprost przepisami Kodeksu pracy (art. 221 k.p.). Planując więc ten proces, należy zaimplementować do niego ograniczenia, które narzucił na administratora ustawodawca. Oczywiście, kandydaci bardzo często podają dane, które wychodzą poza ten katalog – w takim przypadku jednak robią to z własnej inicjatywy, a przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. Po zakończeniu rekrutacji i wyborze pracownika, pracodawca rozpoczyna nowy proces przetwarzania danych, jakim jest zatrudnienie. Po raz kolejny proces ten powinien zostać „dopasowany” do przepisów prawa (przykładowo w zakresie 10. letniego okresu przechowywania teczek osobowych). Dlatego też ważne jest zaplanowanie procesu niejako „z góry”.

Planowanie i budowa procesu

Zasady planowania i budowy procesu przetwarzania danych osobowych wynikają z Rozporządzenia – w szczególności administrator powinien kierować się ujętymi w art. 5 RODO zasadami: rzetelności, przejrzystości, minimalizacji, prawidłowości, integralności i poufności oraz zgodności z prawem, ograniczenia celu i ograniczenia przechowywania danych. Zasady te są równoważne – oznacza to, że administrator nie może dowolnie wybrać, które z nich będą miały zastosowanie do danego procesu. Budując proces należy również uwzględnić wskazane z art. 25 RODO privacy by design oraz privacy by default (ochrona danych w fazie projektowania oraz domyślna ochrona danych).

W praktyce dane wejścia bardzo często będą służyć różnym celom, a więc będą przetwarzane w kilku procesach. Przykładem jest zawieranie umowy pomiędzy stronami (np. umowa sprzedaży w sklepie internetowym). Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby zawarcia lub realizacji umowy znajduje podstawę prawną w art. 6 ust. 1 lit b RODO. Jednak  administrator może zdecydować o przetwarzaniu pozyskanych danych również na potrzeby marketingu własnych produktów, w oparciu o swój prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust 1 lit f RODO). O takiej decyzji należy jednak poinformować podmiot danych w treści klauzuli informacyjnej. 

Istotną cechą procesu przetwarzania danych osobowych jest jego zmienność. Procesy zmieniają się wraz z rozwojem organizacji, co często umyka uwadze administratorów. Wdrożenie nowej technologii w firmie, wymiana sprzętu IT, korzystanie z nowego rodzaju usług, a czasem także zmiany personalne wpływają na sposób przetwarzania danych, a co za tym idzie, zmieniają się elementy procesu – pomimo, że dane wejścia i wyjścia pozostają niezmienne. Wracając ponownie do procesu rekrutacji – zmiana sposobu zbierania CV od kandydatów (np. rezygnacja z przesyłania CV na adres e-mail pracodawcy na rzecz korzystania z dedykowanej aplikacji, która zapisuje dane w chmurze) będzie istotną zmianą procesu przetwarzania i powinna znaleźć swoje odbicie w analizie ryzyka (lub konieczności przeprowadzenia DPIA). W pewnych przypadkach zmiana taka pociągnie za sobą konieczność spełnienia na nowo (aktualizacji) obowiązku informacyjnego.

Rola klauzuli informacyjnej w procesie przetwarzania danych

Administrowanie danymi osobowymi wiąże się z obowiązkiem przekazania podmiotom danych informacji na temat dokonywanego procesu przetwarzania –  jej minimalny zakres określają art. 13 i 14 RODO. Klauzula informacyjna jest więc swoistą „metryczką” procesu przetwarzania dla osób, których dane dotyczą. Na jej podstawie osoba ta, powinna być w stanie podjąć świadomą decyzję dotyczącą przekazania administratorowi swoich danych osobowych oraz wiedzieć, jakie prawa jej w związku z tym przetwarzaniem przysługują i jak je egzekwować.

Ponowne spełnianie (aktualizacja) obowiązku informacyjnego

Wspomniane zmiany procesu mogą powodować zmianę treści i zakresu klauzuli informacyjnej, co pociąga za sobą konieczność powtórnego spełnienia obowiązku informacyjnego. Konieczność tą zawsze trzeba zbadać pod kątem przesłanek art. 13 i 14 RODO oraz wpływu zmiany procesu na prawa i wolności osób, których dane są przetwarzane w ramach procesu.

Przykładowo – jeśli administrator wykorzystuje rozwiązanie chmurowe i w związku z tym, przesyła dane do państwa trzeciego, jakim są Stany Zjednoczone i zawarł tę informację w klauzuli informacyjnej, to sama zmiana dostawcy oprogramowania w ramach tego państwa trzeciego nie wpłynie na aktualizację obowiązku informacyjnego. Wynika to między innymi z tego, iż po pierwsze w myśl art. 13 i 14 RODO administrator nie ma konieczności wskazywać jakim konkretnym podmiotom dane będą udostępniane – istotną informacją dla podmiotu danych jest natomiast sam fakt przesyłania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy do konkretnego państwa oraz informacja na temat poziomu ochrony danych osobowych na jego terytorium. Po drugie zaś, zmiana ta nie powinna wpływać na prawa i wolności podmiotów danych, bowiem każdy z tych dostawców powinien spełniać te same warunki dotyczące ochrony danych. W takim przypadku więc, obowiązek aktualizacji klauzuli informacyjnej zrodziłby się, gdyby nowy dostawca oprogramowania pochodził z innego państwa trzeciego.

Kolejnym przykładem, tym razem ilustrującym konieczność dokonania aktualizacji obowiązku informacyjnego jest sytuacja, w której administrator, w ramach rozwoju organizacji zaczyna korzystać z programu dokonującego profilowania klientów w sposób zautomatyzowany. W takim przypadku na gruncie art. 13 i 14 RODO administrator ma obowiązek poinformować o takim przetwarzaniu osobę, której dane dotyczą. Zmiana przetwarzania ma również istotny wspływ na prawa i wolności, osób których dane dotyczą – decyzja bowiem pozbawiona jest czynnika ludzkiego i oparta jedynie na zmiennych przetworzonych przez algorytm. Co więcej, w związku z profilowaniem, osobie która mu podlega, przysługują szersze uprawnienia wynikające z art. 22 RODO. Z analizy tego przypadku wynika, iż administrator powinien zaktualizować obowiązek informacyjny.


Podstawa prawna:

art. 5, 6, 13, 14, 22, 15 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Narzędzia kontroli jakimi dysponuje pracodawca podczas wykonywania pracy w formie zdalnej

Ogłoszenie stanu epidemii w Polsce spowodowało wiele zmian w życiu codziennym, w tym również w środowisku pracy. Pracodawcy stanęli przed zadaniem zorganizowania bezpiecznych warunków pracy, a jeśli to możliwe, z uwagi na profil działalności zakładu pracy, również polecenia swoim pracownikom wykonywania pracy w trybie zdalnym. Tak zorganizowana praca, może przysporzyć problemów organizacyjnych, dlatego też postaramy się odpowiedzieć na jedno z ważniejszych pytań – jakie narzędzia kontroli może wykorzystać pracodawca, celem podnoszenia efektywności pracy swoich pracowników, wykonujących zadania na odległość.

Wprowadzenie pracy zdalnej (tzw. home office), niezależnie do tego, czy będzie ona dedykowana dla części, czy też dla wszystkich pracowników, winno być oparte na formalnych regułach jej wykonywania. Reguły te określają czas na jaki wprowadza się pracę zdalną (przynajmniej przybliżony okres obowiązywania tejże formuły), rodzaj środków, narzędzi wykorzystywanych przez pracownika do wykonywania zadań służbowych i komunikowania się z pracodawcą oraz współpracownikami na odległość (będą to różnego rodzaju środki komunikacji elektronicznej albo podobne środki indywidualnego porozumiewania się na odległość). Formalny dokument, określający podstawowe zasady, jest pierwszym narzędziem mogącym posłużyć pracodawcy do weryfikowania wykonywanych zadań przez pracowników. Zasady pracy zdalnej mogą również, a wręcz powinny, zawierać określenie sposobu i formy kontroli pracy świadczonej przez pracownika, jak również dopuszczalne metody potwierdzania przez pracownika obecności na stanowisku pracy oraz wskazywania ram czasowych swojej dostępności dla pracodawcy.

Nowe przepisy wydane w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, co prawda przewidują możliwość polecenia pracownikom pracy zdalnej, jednakże nie precyzują sposobu jej organizacji. Dlatego też na pracodawcy ciąży obowiązek odpowiedniego uregulowania trybu zdalnego tak, by nie zaburzyło to sprawnego wykonywania zadań, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu merytorycznego. Home office wykazuje podobieństwo do telepracy, przewidzianej w kodeksie pracy, jako jednej z dopuszczalnych form. Warto podkreślić, iż obie formy nie są ze sobą tożsame, dlatego też przepisów o telepracy nie stosuje się odpowiednio do pracy zdalnej. Jednakże pewne reguły można zaczerpnąć, by uporządkować system realizacji zadań na odległość.

Sposób kontroli obowiązków pracowniczych powinien być dostosowany do obecnej sytuacji i wydanych zaleceń sanitarnych, obejmujących ograniczenie kontaktów personalnych. Kontrola zatem będzie odbywać się zdalnie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość. Jako przykład takiego rozwiązania można wskazać narzędzia bądź oprogramowanie dedykowane do tzw. time trackingu  – monitorowania czasu pracy poprzez ewidencję zadań i czasu ich wykonywania. Duże znaczenie w sukcesie tego procesu ma zaangażowanie pracownika, który poza bieżącym uzupełnianiem wspomnianego zestawienia, zobligowany będzie do regularnego raportowania (w systemie dziennym, tygodniowym).

Jednocześnie w przypadku problemów technicznych, czy też potrzeby dokonania instalacji nowego oprogramowania, w trakcie wykonywania pracy, pracodawca powinien również w formule zdalnej zapewnić wsparcie techniczne, posługując się rozwiązaniami na zasadzie help desku.

Poza starannością po stronie pracodawcy, mającą zapewnić sprawne funkcjonowanie firmy w trybie zdalnym, niezbędna jest należyta staranność pracowników, którzy będą wykonywać swoje obowiązki w zgodzie z zasadami panującymi standardowo w organizacji. Ponadto w wyznaczonych godzinach pracy pracownik powinien być dostępny dla pracodawcy, nie wykluczając również jego gotowości do stawiennictwa w siedzibie pracodawcy na uzasadnione wezwanie skierowane w trakcie tych godzin. Wśród pozostałych obowiązków pracowników można wymienić:

  1. wykorzystywanie powierzonego sprzętu wyłączenie w celach służbowych, w zgodzie z jego przeznaczeniem i w sposób bezpieczny, tak by nie dopuścić do uszkodzenia, kradzieży czy nieuprawnionego dostępu;
  2. ochronę danych osobowych, jak również informacji, mogących stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa przed dostępem innych osób (np. domowników).

Wykonywanie pracy na odległość stało się nową rzeczywistością, a czy będzie to wygodniejsza forma współpracy, czas pokaże. Ważne z perspektywy racjonalnego organizowania pracy jest wprowadzenie prostych, transparentnych zasad, usprawniających cały proces, będąc tym samym dobrą inwestycją w opracowanie systemu, który niejednokrotnie może być przydatnym w przyszłości.

Podstawy prawne:

art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (polecenie wykonywania pracy zdalnej);

art. 675i n. ustawy z dnia 27 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (zatrudnianie pracowników w formie telepracy).

Czy osoby “samozatrudnione” i pracujące w oparciu o umowę zlecenie powinny zawrzeć umowę o przetwarzaniu danych?

Jak traktować osoby pracujące na podstawie umowy zlecenia lub tzw. „samozatrudnione”? Czy z takimi osobami trzeba zawrzeć umowę dotyczącą przetwarzania danych czy po prostu je upoważnić do przetwarzania? 

Z punktu widzenia przepisów RODO, forma prawna zatrudnienia (współpracy) ma znaczenie drugorzędne. Kluczowe jest ustalenie, czy osoba pracująca na podstawie umowy zlecenia lub „samozatrudniona” realizuje czynności związane z przetwarzaniem danych pod kontrolą zatrudniającego oraz na jego pełną odpowiedzialność (np. pracuje tylko w biurze zatrudniającego oraz na sprzęcie służbowym). Jeśli tak – należy taką osobę potraktować jak pracownika i upoważnić do przetwarzania danych. Jeśli jednak taka osoba ma dużą niezależność (pracuje np. na własnym sprzęcie oraz dla innych podmiotów), wówczas należy zawrzeć z nią umowę dotyczącą przetwarzania danych – jak z każdym innym procesorem. 

Photo by Charles 🇵🇭 on Unsplash

Co robić z CV po zakończeniu rekrutacji? [case study]

Jestem pracodawcą i szukam nowych pracowników. Co robić z CV po zakończeniu rekrutacji?

Zasadniczo po ukończeniu rekrutacji CV kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni należałoby zniszczyć lub usunąć (i to bezzwłocznie – niedopuszczalne jest przechowywanie danych osobowych dłużej, niż uzasadnia to cel, dla którego zostały zebrane). 

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy kandydat w dokumentach aplikacyjnych wyraźnie zaznaczył, że zgadza się na przechowywanie informacji o nim również po zakończeniu procesu rekrutacyjnego (np. przez kolejne 12 miesięcy). Wtedy jesteśmy uprawnieni do zatrzymania CV przez ten dłuższy czas.

Photo by Amy Hirschi on Unsplash