Dane niechciane

CZYM SĄ I CO Z NIMI ZROBIĆ?

Kiedy mamy do czynienia z „danymi niechcianymi”
Przetwarzanie danych osobowych stanowi pewien proces, który powinien być zaplanowany, mieć swój początek oraz koniec. Zadaniem administratora jest określenie tego, jakie informacje, na jakiej podstawie, w jakim celu i w jaki sposób będą przetwarzane oraz wskazanie, w miarę możliwości, okresu ich przechowywania. Innymi słowy, dane osobowe przetwarzane w ramach organizacji, powinny być przyporządkowane do konkretnego procesu (lub procesów) i nie powinny znajdować się w niej przez przypadek. W praktyce zdarza się jednak, że organizacja wchodzi w posiadanie danych osobowych wbrew własnej woli. Pojawiają się wówczas kwestie problemowe – co z takimi danymi zrobić, jak je przetwarzać, czy należy spełnić obowiązek informacyjny. Przykładem otrzymania takich danych jest otrzymanie wiadomości e-mail zawierającej CV, podczas gdy nie jest prowadzona rekrutacja, a placówka nie jest zainteresowana zatrudnianiem nowego pracownika. Inną sytuacją jest składanie przez pracownika wniosku do ZFŚS i załączanie kserokopii dokumentów np. wypisu ze szpitala. Takie dane określa się właśnie mianem „danych niechcianych”.

JEŚLI ADMINISTRATOR PODEJMIE DECYZJĘ O USUNIĘCIU BĄDŹ ZNISZCZENIU DANYCH NIECHCIANYCH, WÓWCZAS NIE BĘDZIE ZOBLIGOWANY DO SPEŁNIENIA OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO WOBEC OSOBY, KTÓRA PRZEKAZAŁA DANE WBREW JEGO WOLI.

Jak dalej postąpić?
Pamiętajmy, że to administrator decyduje o tym jakie dane osobowe przetwarza – część z tych danych pojawia się w organizacji na podstawie przepisów prawa (np. w przypadku zatrudnienia pracowników), a część z nich w wyniku działalności administratora (np. na podstawie zgody na otrzymywanie newslettera lub umowy na wykonanie usługi). Nie można natomiast niejako zmusić daną organizację do administrowania naszymi danymi osobowymi np. przesyłając CV w wiadomości e-mail lub przekazując nadmiarową dokumentację. W przypadku otrzymania takich „nadprogramowych” danych osobowych administrator ma prawo po prostu je usunąć, jako że są one dla niego zbędne. W tym przypadku też, nie ma konieczności aby spełniać obowiązek informacyjny wobec osoby, która przekazała swoje dane.

TAK ZWANE: „DANE NIECHCIANE” NALEŻY PO PROSTU USUNĄĆ BĄDŹ ZNISZCZYĆ.

PODSUMOWUJĄC:
Wiadomości e-mail zawierające dane niechciane należy pozostawiać bez odpowiedzi oraz usunąć je ze skrzynki.
Natomiast w przypadku dokumentów zwrócić je właścicielowi bądź (jeśli są to kserokopie) zniszczyć.