CORE CONSULTING

Tag: Klauzula

Spełnianie obowiązku informacyjnego wobec stron umowy

Zaktualizowanie się obowiązku przedłożenia klauzuli informacyjnej (czyli spełnienia obowiązku informacyjnego) stronie umowy zależy od rodzaju podmiotu, z którym placówka nawiązuje współpracę. RODO swym zakresem, bowiem obejmuje tylko osoby fizyczne. W niniejszym artykule znajdują się informacje o tym, wobec jakich konkretnie podmiotów administrator powinien ten obowiązek spełnić.

Kiedy klauzula informacyjna jest konieczna…

Administrator danych powinien spełnić obowiązek informacyjny wobec:

1. osoby fizycznej – czyli w każdym przypadku kiedy stroną umowy jest konkretna osoba np. Jan Kowalski i to z tą osobą placówka zawiera umowę (a nie przykładowo z firmą, którą Jan Kowalski reprezentuje).

2. osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) – zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego (art. 434 k.c.) firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Aby ustalić, czy stroną umowy jest przedsiębiorca wystarczy przeanalizować nazwę firmy – przykładowo: Przedsiębiorstwo usługowe ABC Jan Kowalski wskazuje, iż kontrahent Placówki przedsiębiorcą, ergo, należy spełnić wobec niego obowiązek informacyjny.

3. wspólników spółki cywilnej – spółka cywilna (skrót: s.c.) jest umową pomiędzy wspólnikami. W wyniku jej zawarcia nie powstaje nowy podmiot prawa (wspólników łączy stosunek zobowiązaniowy). Reprezentujący ją wspólnicy powinni być więc traktowani jak wskazane wyżej podmioty: osoby fizyczne albo przedsiębiorcy.

… a kiedy jest zbędna

Klauzuli informacyjnej nie przekazujemy pozostałym podmiotom – firmom, które są spółkami prawa handlowego (wskazuje na to element nazwy: sp. z o.o., S.A., sp.j., sp.p., sp.k., S.K.A.), stowarzyszeniom, fundacjom, spółdzielniom, urzędom (uściślając: osobom prawnym oraz tak zwanym jednostkom organizacyjnym niebędącym osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną).

Czy jeśli placówka podpisuje cyklicznie umowę najmu z tym samym przedsiębiorcą, to za każdym razem należy spełniać obowiązek informacyjny?

Nie, w takim przypadku wystarczy, że obowiązek został spełniony za pierwszym razem. Zgodnie z art. 13 ust 4 RODO jeśli osoba, której dane przetwarzamy dysponuje już informacjami zawartymi w klauzuli – nie ma konieczności przedkładać jej po raz kolejny. Administrator powinien jednak móc wykazać, iż obowiązek ten został pierwotnie spełniony (zgodnie z zasadą rozliczalności).

Placówka zawiera umowę z fundacją ale w jej imieniu występuje osoba fizyczna – czy wobec tej osoby należy spełnić obowiązek informacyjny?

Nie, ponieważ stroną umowy jest osoba prawna jaką jest fundacja. Nie ma w tym przypadku znaczenia, że umowa podpisywana jest przez osobę fizyczną. Osoba ta, bowiem działa i wykonuje czynności służbowe w ramach organizacji, którą reprezentuje.

Obowiązek informacyjny należy spełnić wobec: osób fizycznych, przedsiębiorców oraz wspólników spółek cywilnych.

Placówki oświatowe: informacje publiczne i klauzule [case studies]

Jeden z rodziców dziecka uczęszczającego do naszej placówki złożył w formie papierowej wniosek zawierający pytanie, czy placówka oświatowa korzysta z Biuletynu Informacji Publicznej a jeżeli tak, to pod jakim adresem. Czy wniosek należy skonsultować z inspektorem ochrony danych osobowych? 

Nie, ponieważ zapytanie nie odnosi się zagadnienia na gruncie ochrony danych osobowych.

Do placówki oświatowej wpłynął wniosek w sprawie udostępnienia kwoty wynagrodzenia dyrektora placówki w poszczególnych miesiącach roku. Czy mamy obowiązek przekazać takie dane? 

Tak. Wynagrodzenie dyrektora placówki jest informacją publiczną, którą należy przesłać w ramach odpowiedzi na wniosek. 

Placówka umieszcza skróconą klauzulę na wszystkich dokumentach kierowanych do rodziców przez cały rok szkolny. Czy jest to słuszne działanie? 

Nie. RODO wymaga jedynie, by obowiązek informacyjny został spełniony raz, przy pierwszym możliwym kontakcie. 

Zespół Szkolno-Przedszkolny zaprosił inne Szkoły Podstawowe oraz Przedszkola do wzięci udziału w konkursie. Zespół pragnie umieścić na stronie www listę laureatów konkursu. Czy w tym przypadku należy zebrać od rodziców dzieci zgody na taką publikację? 

Nie. Lista laureatów konkursu nie wymaga zgody. Jednakże należy o nie zadbać, jeżeli zechcemy opublikować listę wszystkich uczestników konkursu.  

Photo by Jeremy Bishop on Unsplash

Klauzula informacyjna jednostki samorządowej [case study]

Problem:

Klient samorządowy, z uwagi na specyfikę swojej działalności, w głównej mierze przy realizacji swoich zadań, wykorzystuje formularze. W codziennej pracy ilość dokumentów jest znacząca, co powoduje, że jednostki niejednokrotnie borykają się z problemem ich przechowywania, a następnie archiwizacji. Klient stanął przed problemem zwiększenia tej ilości, z uwagi na konieczność realizacji obowiązku informacyjnego w formie rozbudowanej klauzuli informacyjnej. Bez wątpienia element ten wymagał zaadresowania i wsparcia z naszej strony.

Rozwiązanie:

Uprościliśmy cały proces poprzez uzupełnienie formularzy i innych pism (wychodzących) o skróconą wersję klauzuli informacyjnej (obejmującą nazwę i siedzibę administratora, dane IODO, jak również informację dotyczącą dostępności klauzuli – sekretariat oraz link do strony www, na której zasady przetwarzania danych są dostępne w pełnej wersji). Dzięki temu klient realizuje obowiązki wynikające z RODO, bez ryzyka ich pominięcia (niezałączenia klauzuli w formie odrębnego dokumentu), jak również znacząco zmniejszył ilość wytwarzanych dokumentów.

Bazy marketingowe [case study]

Problem:

Sprawa dotyczyła Wydawnictwa biznesowego. W związku z wejściem do stosowania RODO klient był przekonany, że musi usunąć większość swoich baz marketingowych, ponieważ nie ma właściwych zgód na ich dalsze wykorzystywanie. Dzięki naszej analizie i wiedzy byliśmy w stanie zachować ponad 90% wszystkich marketingowych baz danych klienta. Istotne okazało się zidentyfikowanie rodzaju przetwarzanych danych, możliwości zastosowania innej niż zgoda podstawy prawnej przetwarzania, wdrożenie odpowiednich rozwiązań praktycznych dla zespołu marketingu bezpośredniego. Nasze podejście zyskało aprobatę Urzędu Ochrony Danych Osobowych w toku postępowania sprawdzającego.

Rozwiązanie:

Uprościliśmy klauzule stosowane przez klienta tak, aby były napisane w sposób naturalny, zrozumiały i przez to zgodny z wymogami RODO. Dzięki temu klient ma również większy potencjał do zwiększenia ilości pozyskiwanych zgód na kontakt marketingowy.

Klauzula na potrzeby e-mail marketingu [case study]

Problem:

Dla naszego klienta e-mail marketing to jeden ze strategicznych kanałów sprzedaży. Klient borykał się z licznymi problemami i wątpliwościami w zakresie tego, w jaki sposób pozyskiwać zgody na kontakt marketingowy przez e-mail. Jednym z głównych problemów były bardzo długie i niezrozumiałe klauzule (checkbox), pełne zupełnie niepotrzebnych treści (tytuły aktów prawnych, podawanie numerów Dziennika Ustaw itd.). Ilość pozyskiwanych zgód była przez to niewielka.

Rozwiązanie:

Uprościliśmy klauzule stosowane przez klienta tak, aby były napisane w sposób naturalny, zrozumiały i przez to zgodny z wymogami RODO. Dzięki temu klient ma również większy potencjał do zwiększenia ilości pozyskiwanych zgód na kontakt marketingowy.